Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen werden. Unternehmen und Selbstständige dürfen laut einem aktuellen BFH-Urteil deshalb keine zu hohe Rückstellung für die Kosten der Aufbewahrung bilden.
Ein Apotheker mit Einkünften aus Gewerbebetrieb bildete für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss eine Rückstellung von 10.700 Euro. Er hatte dafür den – unstreitigen – jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 Euro mit zehn multipliziert.
Der BFH erklärte dies für nicht zulässig (Urt. v. 18. 01.2011, Az. X R 14/09).
Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt würden, mithin kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden.
Der vom Finanzamt vorgenommene und vom FG bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren sei nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.
cd/LTO-Redaktion
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BFH: . In: Legal Tribune Online, 21.04.2011 , https://www.lto.de/persistent/a_id/3110 (abgerufen am: 03.11.2024 )
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