Mandatsarbeit: So gelingt das Brie­fing

Es ist eine alltägliche Situation: Der Partner akquiriert ein Mandat und erzählt seinem Associate alles darüber – aber wenn es an die Bearbeitung geht, weiß der nicht mehr, was genau er jetzt eigentlich erledigen soll. Das Durcheinander ist programmiert, und die Anwälte können eigentlich froh sein, dass der Mandant nichts davon weiß. Denn der wäre vermutlich nicht sehr amüsiert darüber, wie ineffizient seine Anliegen in manchen Kanzleien bearbeitet werden – letztlich auf seine Kosten.

Will ein Partner oder ein Projektleitender, dass seine Mitarbeiter effektiv arbeiten, dann sollten diese vor allem gut gebrieft werden. Doch Briefings gehen oft schief, und eine gewichtige Ursache dabei ist, dass die Partner sich nicht genug auf diese Gespräche vorbereiten.

Vorbereitung ist wichtig

Bevor er seinen Associate zum Briefing-Gespräch bittet, sollte der Partner deshalb zunächst einiges an Vorarbeit leisten. Denn ein Briefing bedeutet letztlich nichts anderes, als dass ein (Teil-)Projekt an einen oder mehrere Bearbeiter abgegeben wird, und das muss gut organisiert sein.

Der Projektleitende muss seine Gedanken daher zunächst strukturieren und überlegen, was genau er eigentlich briefen möchte. Er sollte sich vor allem über seine Erwartungshaltung an den oder die Mitarbeiter bewusst werden. Dabei helfen beispielsweise folgende Fragen: Was ist wichtig? Welche einzelnen Aufgaben soll welcher Associate erledigen? Was ist das konkrete Ziel? In welchem Zeitrahmen muss es erreicht werden?

Die Vorarbeit endet im Idealfall damit, dass der Partner eine Checkliste erstellt und sie in das Gespräch mitnimmt. Auf solch einer Liste könnte zum Beispiel stehen:

• Welchen Teilbereich im Gesamtprojekt soll welcher Associate übernehmen?

• Welche Informationen braucht er, um seine Aufgabe bestmöglich zu erledigen?

• In welchem Zeitrahmen müssen die Ergebnisse vorliegen?

• Was soll/darf das alles kosten?

• Qualitätsstandard: Wie tief müssen die einzelnen Fragen ausgearbeitet werden?

• Gibt es ein "Stil-Element" der Kanzlei, auf das Wert gelegt werden soll? Das können etwa eine gewisse Mandantenansprache sein oder Stil und Aufbau von Gutachten.

Im Gespräch: Missverständnisse vermeiden

Im Gespräch mit dem Mitarbeitenden lauert die nächsten Stolperfalle: Oft setzt der Partner zu viel Vorwissen beim Associate voraus. Er glaubt, dass alles, was er im Kopf hat, auch dem Gegenüber schon bekannt ist. Dabei ist es jedoch seine Aufgabe, alles von A bis Z zu erklären, was der Mitarbeitende wissen muss. Deswegen bietet es sich an, den Kenntnisstand des Associates abzufragen, beispielsweise mit Fragen wie: "Was wissen Sie schon über die Akte?" oder: "Wo darf ich Sie abholen?"

Ein weiteres Problem: Das, was der Eine sagt, kommt in der Regel nicht so beim Anderen an. Der Partner muss im Gespräch also idealerweise sicherstellen, dass der Associate wirklich verstanden hat, was gemeint ist. Dazu könnte man den Mitarbeitenden bitten, am Ende des Gesprächs in zwei oder drei Sätzen zusammenzufassen, was er gehört und verstanden hat und was seine Aufgaben sind.

Arbeiten mehrere Associates auf dem Projekt, empfiehlt es sich, das gesamte Team mit einem Gespräch zu briefen, nicht jeden einzeln. Missverständnisse werden minimiert oder gleich ganz vermieden, wenn sich auch die Teammitglieder untereinander darüber verständigen, was sie über das Mandat verstanden haben und was ihre Aufgaben dabei sind.

Zuletzt sollte der Partner dem Associate Deadlines für Zwischenziele setzen und ihn auffordern, ihm regelmäßig und von sich aus Informationen zum Stand des Projekts zu liefern.

Partner muss sich als Projektleiter verstehen

Eine häufige Fehlerquelle beim Briefing sind Übertragungsfehler in der Kommunikation. Das betrifft sowohl die Kommunikation zwischen dem Mandanten und dem Partner als auch zwischen dem Partner und seinen Mitarbeitenden.

Deswegen hilft es, diese Zwischenschritte so gut es geht zu vermeiden und alle, die am Projekt beteiligt sind, möglichst nahe an die Quelle, sprich den Auftraggeber, zu bringen. Ohnehin nimmt ein Associate meist schon am Erstgespräch mit dem Mandanten teil, und jeder im Team weiß über alles Bescheid. Denn in der Mandatsbearbeitung treten oft dann Probleme auf, wenn im Vorfeld der Qualitätsstandard, der erwartet wird, nicht eindeutig kommuniziert wurde oder wenn Zwischenschritte und Zeitvorgaben unklar geblieben sind.

Es ist die Aufgabe des Partners, dafür zu sorgen, dass seine Mitarbeiter all das wissen, was sie brauchen um ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und das gemeinsame Arbeitsziel zu erreichen. Dazu darf der Partner sich nicht nur als Rechtsanwalt, sondern muss sich auch als Projektleiter verstehen.

Die Autorin Carmen Schön berät und coacht Juristen, Führungskräfte und Anwaltskanzleien zu Themen wie Geschäftsaufbau, Führung, Auftritt und Wirkung.