Elektronisches Anwaltspostfach: Das beA löscht jetzt Nach­richten

Seit Monaten gab es vom besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) allenfalls zu berichten, dass es öfter mal ausfiel. Vor allem im Februar musste die für den Betrieb des beA verantwortliche Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gleich mehrfach einräumen, dass das System ab und an nicht oder nur eingeschränkt verfügbar war. Nun gibt es zum Anfang April gleich zwei Neuigkeiten.

Wie vorherzusehen war, hat die BRAK das Anwaltspostfach neu ausgeschrieben. Der Betriebsvertrag mit dem umsetzenden IT-Unternehmen Atos läuft zu Anfang 2020 aus. Wegen der massiven Schwierigkeiten und Verspätungen bei der Inbetriebnahme des Postfachs gilt das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Dienstleister als gestört, die BRAK prüft nach eigenen Angaben die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen den französischen IT-Riesen. Bieter haben nun bis zum 2. Mai um 12 Uhr Zeit, sich um Übernahme, Weiterentwicklung und Betrieb des beA zu bewerben.

Zudem ist für die Nutzer des Postfachs unmittelbar relevant, dass seit dem 1. April alte Nachrichten aus dem System gelöscht werden. Bis zum 11. April würden zwar keine Nachrichten automatisch aus dem Papierkorb gelöscht, so die BRAK. Sie rät aber trotzdem dringend dazu, benötigte Nachrichten zu exportieren und in der Akte zu speichern. Dabei sollten Anwälte aufpassen: Die Sicherung sollte am besten nicht über die Schnittstelle der Kanzleisoftware laufen. Dann nämlich könnten nachher Versand oder Zugang nicht mehr nachweisbar sein.

Was wann wo gelöscht wird

Der Nutzer erhält zehn Tage vor dem Löschen einer Nachricht eine Benachrichtigung. Die Warnung wird an die im beA hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet, wenn das Häkchen bei "Benachrichtigungen aktiviert" gesetzt ist.

Gelöscht werden laut der BRAK zunächst nur Nachrichten, die im Ordner "Papierkob" liegen und vom Nutzer selbst dorthin verschoben wurden, so die BRAK weiter. Automatisiert in den Papierkorb-Ordner verschoben werden hingegen solche Nachrichten, die bereits länger als 90 Tage im beA-Postfach - also in den Ordnern "Gesendet" und "Posteingang" oder einem ihrer Unterordner - liegen und auch vom Nutzer "angefasst" wurden. Gelöscht werden sie dann nach weiteren 30 Tagen automatisch – und sind damit unwiederbringlich verloren.

"Angefasste" Mails in diesem Sinne seien, so die BRAK, solche, die der Postfachinhaber als gelesen markiert, geöffnet oder in einen anderen Ordner verschoben hat sowie Mails, die er oder eine berechtigte Person exportiert hat. Ungelesene Nachrichten sowie Mails im Ordner "Entwürfe" werden also laut der BRAK nicht automatisch verschoben.

Man kann Nachrichten zudem wieder in die Ordner "Posteingang" oder "Gesendet" (zurück-)schieben. Damit beginnt die 90-Tages-Frist bis zur automatischen Verschiebung in den Papierkorb neu zu laufen.

Ungelesene Nachrichten im Papierkorb lösen laut BRAK 30, 20 und zehn Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus. Das soll allerdings erst ab dem 11. April gelten, bis dahin gibt es auch für ungelesene Nachrichten nur eine Warnung, ebenso wie auch vor dem Löschen gelesener Nachrichten im Papierkorb. Bei diesen werden die Anwälte nur einmal, nämlich zehn Tage vorab gewarnt.

Nachrichten exportieren – aber besser nicht über die Kanzleisoftwareschnittstelle

Der "Regelbetrieb" für die Löschprozesse soll erst "ab Mai 2019" gelten, bis dahin werden Nachrichten laut der BRAK "schrittweise" gelöscht. Bis dahin kann sich nach Angaben der Dachorganisation der Anwälte das "endgültige Löschdatum", das man sich im Ordner Papierkorb anzeigen lassen kann, nach hinten verschieben. Vor diesem Datum würden Nachrichten aber, so die BRAK, auf keinen Fall gelöscht.

Wer Nachrichten behalten will, muss diese exportieren und in der Akte speichern. Dabei wird die oft relevante Information, wann diese versandt wurde oder einging, mit transportiert. Beim Export der Nachricht wird nach Angaben der BRAK ein ZIP-Container erstellt, der alle relevanten Informationen beinhaltet. So finde man darin u.a. die Datei "Verification Report", die Details zum Zugang der Nachricht, zu Zertifikaten etc. enthält. Außerdem fänden sich dort u.a. auch die Signaturdateien.

Die BRAK empfiehlt allerdings dringend, "Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren". Schließlich ist es oft erforderlich, Versende- oder Zugangsdatum nachzuweisen. Offenbar ist nur so ein valider Zugangsnachweis gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle werde mit der Version 2.2 des beA, die im Sommer 2019 zur Verfügung stehe, "so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben", heißt es im beA-Newsletter der BRAK.

Eine Sprecherin teilte auf Nachfrage von LTO mit, der Zugangsnachweis werde grundsätzlich auch über die Schnittstelle für die Kanzleianwendungen mit übertragen. Dies sei "immer dann gesichert, wenn durchgängig eine Kanzleiosftware genutzt wird und der jeweilige Softwarehersteller die Funktion entsprechend eingebunden hat". Offenbar nicht gesichert ist der Nachweis des Zugangs dann, wenn ein Nutzer im Kanzleialltag zwischen Web-Anwendung und Kanzleisoftware wechselt: "Wurde der Zugangsnachweis bereits über die Webanwendung abgerufen, kann die Kanzleisoftware ggf. nicht mehr darauf zugreifen. Insoweit besteht Optimierungsbedarf, dem mit dem Release 2.2 entsprochen wird".