Getting Things Done: Effektive Selbstorganisation mit deutschen Tugenden

Zunehmender Zeitdruck ist in Umfragen eines der meist genannten Probleme von Arbeitnehmern wie Selbstständigen. Wirtschaftskrise, Zeitarbeit und gelockerter Kündigungsschutz haben diese Situation noch verstärkt.

Doch unter Druck reagieren wir fahrig, Aufgaben werden nur noch halbherzig erledigt. Entweder sind wir in Gedanken bereits beim nächsten Projekt oder aber uns fallen ständig weitere Dinge ein, die noch zu erledigen sind.

Diese Verhaltensweise fördert Fehler, die umso mehr Zeit kosten. Aufgaben müssen noch einmal – meist in der Freizeit – bearbeitet werden. Die notwendige Erholungsphase entfällt, die Fehlerquote steigt. Eine Abwärtsspirale, aus der es scheinbar kein Entkommen gibt.

Hier setzt Allens Methode an: Sie soll helfen, anstehende Tätigkeiten derart zu ordnen und abzuarbeiten, dass wir den Kopf wieder frei haben für Freizeit, Familie, Sport und Hobbys.

Lose Enden sammeln

"Getting-Things-Done, kurz GTD, funktioniert wie eine Art Trichter. Indem man erst alles sammelt, bekommt man zudem den Kopf frei. Dann bewertet man die Ideen und Notizen und sortiert sie systematisch. Der Workflow führt am Ende zu einer To-Do-Liste, mit der man gut arbeiten kann. Die Reviewphase sorgt dafür, dass keine Aufgaben auf der Strecke bleiben", erklärt der Berliner Diplom-Psychologe und Spezialist für Stressbewältigung am Arbeitsplatz Dr. Gregor Wittke.

Hierzu werden im GTD zunächst alle anstehenden Aufgaben - von Allen als "lose Enden" bezeichnet - auf einer Eingangsliste schriftlich festgehalten. GTD unterscheidet dabei nicht zwischen beruflichen und privaten Aufgaben. Diese Liste wird täglich ergänzt – und durch Erledigung gekürzt. Nur so ist gewährleistet, dass der Kopf wirklich frei ist für die konzentrierte Arbeit an einer Aufgabe.

Schritt für Schritt zur Ordnung

Als Nächstes werden die Aufgaben in einzelne Handlungsschritte unterteilt. Muss ein Handwerker für Reparaturen beauftragt werden, wird diese Aufgabe in "günstigen Handwerker recherchieren" und "Handwerker anrufen" aufgeteilt.

Anschließend werden die einzelnen Handlungsschritte in Kontextlisten eingeordnet. Allen empfiehlt die Benennung der Listen nach der benötigten Ressource. "Günstigen Handwerker recherchieren" würde in diesem Fall in die Kontextliste "Internet" eingeordnet werden, "Handwerker anrufen" in die "Telefon"-Liste. Termine wandern in einen Kalender.

Prioritäten setzen und kontrollieren

Zum Schluss werden die Aufgaben nach Prioritäten sortiert. Als oberste Regel gilt: Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Alles, was andere erledigen können, wird delegiert. Die wichtigsten Schritte kommen auf die tägliche To-Do-Liste und werden der Reihe nach abgearbeitet – und besonders befriedigend: nach Erledigung von den Listen gestrichen. Mindestens einmal in der Woche werden sämtliche Listen kontrolliert und neu ausgearbeitet.

Doch auch Allens Konzept ist kein Selbstläufer, denn Selbstmanagement betont das "Selbst". "GTD ist eher eine Bottom-Up-Methode und organisiert vor allem alle losen Fäden und Ideen zu kleineren und größeren Aufgaben und Projekten. Daher passt die Methode besonders gut zu Menschen, die bisher weniger strategisch geplant haben. GTD erlaubt es, kreatives Chaos zu ordnen. Trotzdem ist sie sehr strukturiert und erfordert, dass man Zeit in die Systematik investiert, die Methode versteht und die Dinge verschriftlicht. Daher eignet sie sich nur für Personen, die zu dieser Investition bereit sind", so Dr. Wittke.

Ob der vermeintliche Zeitsparer letztendlich nicht doch zum Zeitfresser wird, hängt also größtenteils von unserer Veranlagung und unseren Tugenden ab. Zumindest sind diese dank David Allen nun wieder en vogue.