Outsourcing: Kaufen oder selber machen?

Bürokräfte auf Zuruf

Doch nicht nur Rechercheaufträge können an Externe abgegeben werden. Wer etwa als Einzelkämpfer startet, scheut eventuell davor zurück, eine eigene Bürokraft zu beschäftigen. An diesem Punkt setzen Dienste wie Anwaltssekretariat.de, Topbuero.de oder Telias.de an. Dort beschäftigte Mitarbeiter nehmen Telefonate entgegen, wenn der Rechtsanwalt gerade nicht erreichbar ist. Anrufer, Telefonnummer und Anlass des Anrufs werden protokolliert und der Rechtsanwalt umgehend über den Anruf informiert. Abgerechnet wird über eine Monatsgebühr oder je bearbeiteten Anruf.

Doch solche Dienste haben ihre Grenzen. Im Regelfall können nur vorher festgelegte Standardaufgaben erledigt werden. Sobald Mandanten weitergehende – auch unerwartete – Fragen haben, müssen die Mitarbeiter auf den Rechtsanwalt verweisen. Für Rechtsanwälte können diese Dienste dennoch unter Umständen lohnend sein. Schließlich ist vielen Mandaten die Erreichbarkeit ein sehr wichtiges Kriterium bei der Wahl für eine Kanzlei.

Unproblematisch, da kein direkter Kontakt zum Mandanten besteht, sind Büroservices, die sich auf Schreibarbeiten spezialisiert haben. Gerade wenn in Kanzleien digital diktiert wird, ist es leicht, diese Büros in den Arbeitsprozess einzubinden. Die diktierte Datei wird einfach weitergeleitet oder auf einem entsprechenden Server freigegeben. Die Schreibbüros fertigen auf Grundlage des Diktats den entsprechenden Schriftsatz an. Manch eines dieser Schreibbüros wird von ausgebildeten Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten betrieben. Diese bieten häufig auch an, vor Ort in der Kanzlei einzuspringen, wenn zum Beispiel eine Bürokraft im Urlaub ist oder wegen einer Krankheit ausfällt.

Neue Regeln für IT-Outsourcing

Immer populärer wird es inzwischen, die eigene IT in der Kanzlei auf ein Minimum zu beschränken und Softwarelösungen in der Cloud zu nutzen. Datenschutzbelange, aber auch die anwaltliche Verschwiegenheit wird immer wieder gegen solche Dienste vorgebracht. Können Anwälte Cloud-Services, die nichts anderes sind, als outgesourcte IT-Dienste, ohne Bedenken nutzen? Seit dem 1. Juli gelten berufsrechtlich neue Regeln.

Der neue § 2 BORA soll insbesondere die Einschaltung von IT-Unternehmen und die externe Speicherung von Mandantendaten konkretisieren. Nach § 2 Abs. 3 BORA liegt dann kein Verstoß gegen die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht vor, wenn die Weitergabe an externe Dienstleister mit Einwilligung des Mandanten oder in Wahrnehmung berechtigter Interessen oder im Rahmen der Sozialadäquanz erfolgt. Ob durch den Begriff der Sozialadäquanz jedoch mehr Klarheit gewonnen ist, ist umstritten. Ganz ohne Einwilligung des Mandanten, wenn man diese Dienste nutzen will, wird es wohl auch in Zukunft nicht gehen.

Gerade kleine oder noch im Aufbau befindliche Kanzleien können sich durch Outsourcing deutlich besser im Wettbewerb positionieren. Doch die externe Unterstützung hat ihre Grenzen. Wer dauerhaft etwa externe Bürokräfte oder wissenschaftliche Mitarbeiter auf freier Basis beschäftigt, sollte aufpassen, dass keine Scheinselbstständigkeit besteht. Werden diese Grenzen jedoch eingehalten, sind höhere Flexibilität und niedrigere Kosten, aber auch Qualität durch externes Know-how gute Gründe, darüber nachzudenken, welche Dienste selbst erledigt, und welche hinzugekauft werden sollten.