Anwaltspostfach für Unternehmensjuristen ab Ende November: Was Syn­di­kus­rechts­an­wälte und ihre Arbeit­geber jetzt tun müssen

2/2: Syndizi: Daten checken, Karte bestellen

Auf der Veranstaltung in Köln wurde von den großen Rechtsanwaltskammern wie Köln und Düsseldorf folgende Vorgehensweise empfohlen: Nach dem 27. November 2017 sollte jeder Syndikusrechtsanwalt zunächst kontrollieren, ob seine Daten, bezogen nur auf seine Syndikuszulassung, korrekt angegeben sind. Denn beA-Karte und der Brief mit den Zugangsdaten werden an die Kanzleiadresse des Syndikusrechtsanwalts, also seinem Arbeitsplatz bei dem Arbeitgeber, versandt und nicht an seine Adresse als niedergelassener Rechtsanwalt.

Es muss gewährleistet sein, dass die Briefe den Syndikusrechtsanwalt erreichen, dazu müssen die Daten korrekt sein. Die Rechtsanwaltskammern werden auf entsprechende Mails unverzüglich reagieren und unzutreffende Daten umgehend korrigieren. Erst dann sollte der Zugang zum beA beantragt werden.

In aller Regel dürfte die beA-Basis-Karte ausreichen. Die beA-Signatur-Karte, die auch eine persönliche Identifikation bei der Kammer oder einem Notar erforderlich macht, ist für Syndikusrechtsanwälte regelmäßig nicht erforderlich, denn diese geben kaum Willenserklärungen im Sinne des § 126a BGB ab. Für den Empfang und Versand von Schriftsätzen etc. ist, wie auch von Seltmann vergangene Woche in Köln nochmals bestätigte, die Basis-Karte ausreichend.

Sie teilte dabei auch mit, dass alle Anträge von Unternehmensjuristen, die bis zum 15. Dezember 2017 bei der damit beauftragten Bundesnotarkammer eingehen, noch in diesem Jahr bearbeitet würden und die entsprechenden Briefe die Syndikusrechtsanwälte erreichten. Dafür sei bei der BNotK Vorsorge getroffen worden.

Unternehmen: IT-Probleme, Firewalls und eventuell muss sogar der Betriebsrat mitmachen

In den Unternehmen geht es dann aber erst los. In aller Regel muss der Zugang zum Anwaltspostfach über die IT des Unternehmens eingebunden werden. Syndikusrechtsanwalt Björn Honekamp von der Deutschen Bahn AG berichtete in Köln von erheblichen Problemen bei Testversuchen. Schon das Herunterladen der Software, die zusammen mit dem vom Arbeitgeber anzuschaffenden Kartenlesegerät den notwendigem Zugang zum Postfach schafft, gebe es Schwierigkeiten.  

Oftmals stünden die von den Unternehmen eingerichteten Firewalls einer Einbindung des Zugangsprogramms in die Software entgegen. Auch könne die Software nur von Administratoren eingebunden werden, was in vielen Unternehmen nicht tagesaktuell möglich ist. Auch Christine Bernhard, Syndikusrechtsanwältin und Mitglied des Vorstands der RAK Köln, die bei der Bayer AG für die Koordination der Postfächer der Syndikusanwälte zuständig ist, sieht dringenden Handlungsbedarf in allen Unternehmen.

Sie hat Nutzungsrichtlinien für die ca. 110 Syndikusrechtsanwälte in ihrem Unternehmen erarbeitet, sieht aber auch noch lange nicht alle Probleme als gelöst an. Denn neben dem Zugang für den einzelnen Syndikusrechtsanwalt müssten auch die Fragen der Vertretung der Anwälte und der Zugang der Mitarbeiter zu den Postfächern geregelt werden. Und wenn die Mitarbeiter Zugang zu den Postfächern erhalten sollen, müsse unter Umständen gemäß § 87 Betriebsverfassungsgesetz auch der Betriebsrat eingebunden werden.

Die Lösung für den Notfall und Informationen für die Syndizi

Teilnehmer des Berufsrechtstags empfahlen, wenn eine Einbindung nicht rechtzeitig möglich sei, den Zugang fürs Erste mit einem nur an das Internet angebunden Computer und einem Kartenlesegerät zu schaffen. So könne der Syndikusrechtsanwalt wenigstens fristgerecht seiner passiven Nutzungspflicht nachkommen. Schließlich ist er aufgrund seiner Stellung im Unternehmen arbeitsrechtlich verpflichtet, eingehende Nachrichten über das beA für seinen Arbeitgeber zu lesen und die entsprechenden Schritte zu veranlassen, etwa bei Zugang von Ladungen, Empfangsbekenntnissen oder aber auch Schriftsätzen eines gegnerischen Rechtsanwalts.

Heftig kritisiert wurde im Rahmen der Diskussion in Köln, dass es weder ein Kanzleipostfach für Kanzleien noch ein Abteilungspostfach für Syndikusrechtsanwälte in Unternehmen gibt. Timo Hermesmeier, Rechtsanwalt und Ansprechpartner für das beA bei PricewaterhouseCoopers (PwC), sieht hier ein deutliches Versäumnis des Gesetzgebers.

Nun ist es an den Syndikusrechtsanwälten, sich intensiv mit dem Thema zu befassen und sich um das beA zu kümmern. Hilfe bietet dabei der beA-Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer, der über www.bea.brak.de bestellt werden kann. Besonders die Ausgabe 38/2017 enthält viele wichtige Informationen zur Anmeldung und Einrichtung. In den kommenden Ausgaben wird die BRAK auch Informationen speziell für die Syndikusrechtsanwälte veröffentlichen.

Der Autor Martin W. Huff ist Rechtsanwalt in der Kanzlei LegerlotzLaschet (LLR) in Köln und Geschäftsführer der RAK Köln.