Anwälte müssen ab Januar 2018 das beA nutzen. Für die Syndizi gab es bisher aber noch gar kein Postfach. Das ändert sich jetzt. In vielen Unternehmen gehen die Probleme aber damit erst los. Von IT bis Betriebsrat, zeigt Martin W. Huff.
Die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) schreibt in § 31a der Bundesrechtsanwaltsordnung ab dem 1. Januar 2018 die Pflicht jedes zugelassenen Rechtsanwalts vor, das für ihn eingerichtete besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zumindest passiv zu nutzen. Tut er dies nicht, richtet also nicht seinen Zugang zu seinem elektronischen Postfach ein, drohen ihm insbesondere haftungsrechtliche, aber unter Umständen auch berufsrechtliche Konsequenzen.
Um das beA hat es erhebliche Auseinandersetzungen gegeben, der Starttermin hatte sich dadurch um insgesamt zwei Jahre vom 1. Januar 2016 auf den 1. Januar 2018 verschoben.
Bei der Planung des Anwaltspostfachs war noch nicht absehbar, dass es zum 1. Januar 2016 die neue Möglichkeit gibt, sich als Syndikusrechtsanwalt - alleine oder neben der Zulassung als niedergelassener Rechtsanwalt - zuzulassen. Daher musste für die rund 15.000 zugelassenen Syndikusrechtsanwälte nachträglich ein eigenes Postfach eingerichtet werden. Das erforderte einen erheblichen technischen Aufwand, zumal es ein Postfach für die jeweilige konkrete Tätigkeit geben muss. Dieses wird also zum Beispiel abgeschaltet, wenn der Syndikusrechtsanwalt den Arbeitgeber wechselt.
In den Kanzleien schwierig, in den Unternehmen noch viel mehr
Konnten sich die niedergelassenen Rechtsanwälte schon seit November 2016 ihren eigenen Zugang zu ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach einrichten, war dies bis heute für die Syndikusrechtsanwälte nicht möglich. Das setzt die Syndikusrechtsanwälte in den Unternehmen unter erheblichen Zeitdruck, gerade weil die Einrichtung des Postfachs in Unternehmen offensichtlich erheblich schwieriger ist als etwa in einer Anwaltskanzlei.
Allerdings hat es auch in den Kanzleien Auseinandersetzungen zwischen den großen Anbietern von Anwaltssoftware und der für Einrichtung und Betrieb des beA verantwortlichen Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gegeben. So kritisierte LTO-Mutterkonzern Wolters Kluwer Deutschland, der auch Anbieter der Software "AnNoText" ist, zuletzt in einem Schreiben an alle Anwender von Mitte Oktober, dass ihm erst sehr spät die Schnittstelle für die Einbindung des beA in die Software zur Verfügung gestellt wurde. AnNoText hofft, dass im Dezember die Einbindung pünktlich zum 1. Januar 2018 funktioniert.
Bisher war offen, wann die BRAK den Syndikusrechtsanwälten die entsprechenden Daten zur Verfügung stellt, damit sie sich ihr eigenes Postfach einrichten können. So hatte der Vorstand der Rechtsanwaltskammer Köln in einem "Brandbrief" an die Bundesrechtsanwaltskammer dringend um die Mitteilung von Daten und der vorgesehenen Abläufe gebeten, damit sie ihre ca. 1.500 Syndikusrechtsanwälte entsprechend informieren kann. Auch die Rechtsanwaltskammer Düsseldorf hatte sich diesem Aufruf angeschlossen.
Ab 27. November: das beA kennt die Syndizi
Nun hat die Bundesrechtsanwaltskammer, wie deren zuständige Geschäftsführerin Julia von Seltmann auf dem ersten "Berufsrechtstag" in Köln am vergangenen Freitag berichtete, den regionalen Rechtsanwaltskammern die entsprechenden Abläufe mitgeteilt.
Auf der gemeinsamen Veranstaltung des Bundesverbandes der Unternehmensjuristen, der Rechtsanwaltskammer Köln, des Kölner Anwaltvereins und der Industrie- und Handelskammer zu Köln erläuterte die Rechtsanwältin, dass die BRAK am 27. November 2017 eine neue Version des bundeseinheitlichen Rechtsanwaltsverzeichnisses (www.rechtsanwaltsregister.org) online stellen wird, in der sich die Daten der Unternehmensjuristen finden werden. Erstmals wird es für jeden zugelassenen Syndikusrechtsanwalt ein Feld mit seiner sogenannten Safe-ID geben, mit der er dann bei der Bundesnotarkammer (BNotK) seine sog. beA-Karte beantragen kann. Nach Zusendung der Karte und eines separaten Briefes mit den Zugangsdaten kann er sein Postfach einrichten.
Ob wirklich alle Syndikusrechtsanwälte bereits am 27. November ihre Daten sehen können, ist allerdings wiederum fraglich. Die DATEV, der Softwareanbieter, mit dem die meisten Rechtsanwaltskammern die Personaldaten der bei ihnen zugelassenen Rechtsanwälte verwalten, teilte mit, dass es voraussichtlich nach Freischaltung des neuen Registers ein bis zwei Tage dauern könnte, bis alle Daten zutreffend erscheinen. Und für die Unternehmen gehen die Schwierigkeiten dann erst los.
2/2: Syndizi: Daten checken, Karte bestellen
Auf der Veranstaltung in Köln wurde von den großen Rechtsanwaltskammern wie Köln und Düsseldorf folgende Vorgehensweise empfohlen: Nach dem 27. November 2017 sollte jeder Syndikusrechtsanwalt zunächst kontrollieren, ob seine Daten, bezogen nur auf seine Syndikuszulassung, korrekt angegeben sind. Denn beA-Karte und der Brief mit den Zugangsdaten werden an die Kanzleiadresse des Syndikusrechtsanwalts, also seinem Arbeitsplatz bei dem Arbeitgeber, versandt und nicht an seine Adresse als niedergelassener Rechtsanwalt.
Es muss gewährleistet sein, dass die Briefe den Syndikusrechtsanwalt erreichen, dazu müssen die Daten korrekt sein. Die Rechtsanwaltskammern werden auf entsprechende Mails unverzüglich reagieren und unzutreffende Daten umgehend korrigieren. Erst dann sollte der Zugang zum beA beantragt werden.
In aller Regel dürfte die beA-Basis-Karte ausreichen. Die beA-Signatur-Karte, die auch eine persönliche Identifikation bei der Kammer oder einem Notar erforderlich macht, ist für Syndikusrechtsanwälte regelmäßig nicht erforderlich, denn diese geben kaum Willenserklärungen im Sinne des § 126a BGB ab. Für den Empfang und Versand von Schriftsätzen etc. ist, wie auch von Seltmann vergangene Woche in Köln nochmals bestätigte, die Basis-Karte ausreichend.
Sie teilte dabei auch mit, dass alle Anträge von Unternehmensjuristen, die bis zum 15. Dezember 2017 bei der damit beauftragten Bundesnotarkammer eingehen, noch in diesem Jahr bearbeitet würden und die entsprechenden Briefe die Syndikusrechtsanwälte erreichten. Dafür sei bei der BNotK Vorsorge getroffen worden.
Unternehmen: IT-Probleme, Firewalls und eventuell muss sogar der Betriebsrat mitmachen
In den Unternehmen geht es dann aber erst los. In aller Regel muss der Zugang zum Anwaltspostfach über die IT des Unternehmens eingebunden werden. Syndikusrechtsanwalt Björn Honekamp von der Deutschen Bahn AG berichtete in Köln von erheblichen Problemen bei Testversuchen. Schon das Herunterladen der Software, die zusammen mit dem vom Arbeitgeber anzuschaffenden Kartenlesegerät den notwendigem Zugang zum Postfach schafft, gebe es Schwierigkeiten.
Oftmals stünden die von den Unternehmen eingerichteten Firewalls einer Einbindung des Zugangsprogramms in die Software entgegen. Auch könne die Software nur von Administratoren eingebunden werden, was in vielen Unternehmen nicht tagesaktuell möglich ist. Auch Christine Bernhard, Syndikusrechtsanwältin und Mitglied des Vorstands der RAK Köln, die bei der Bayer AG für die Koordination der Postfächer der Syndikusanwälte zuständig ist, sieht dringenden Handlungsbedarf in allen Unternehmen.
Sie hat Nutzungsrichtlinien für die ca. 110 Syndikusrechtsanwälte in ihrem Unternehmen erarbeitet, sieht aber auch noch lange nicht alle Probleme als gelöst an. Denn neben dem Zugang für den einzelnen Syndikusrechtsanwalt müssten auch die Fragen der Vertretung der Anwälte und der Zugang der Mitarbeiter zu den Postfächern geregelt werden. Und wenn die Mitarbeiter Zugang zu den Postfächern erhalten sollen, müsse unter Umständen gemäß § 87 Betriebsverfassungsgesetz auch der Betriebsrat eingebunden werden.
Die Lösung für den Notfall und Informationen für die Syndizi
Teilnehmer des Berufsrechtstags empfahlen, wenn eine Einbindung nicht rechtzeitig möglich sei, den Zugang fürs Erste mit einem nur an das Internet angebunden Computer und einem Kartenlesegerät zu schaffen. So könne der Syndikusrechtsanwalt wenigstens fristgerecht seiner passiven Nutzungspflicht nachkommen. Schließlich ist er aufgrund seiner Stellung im Unternehmen arbeitsrechtlich verpflichtet, eingehende Nachrichten über das beA für seinen Arbeitgeber zu lesen und die entsprechenden Schritte zu veranlassen, etwa bei Zugang von Ladungen, Empfangsbekenntnissen oder aber auch Schriftsätzen eines gegnerischen Rechtsanwalts.
Heftig kritisiert wurde im Rahmen der Diskussion in Köln, dass es weder ein Kanzleipostfach für Kanzleien noch ein Abteilungspostfach für Syndikusrechtsanwälte in Unternehmen gibt. Timo Hermesmeier, Rechtsanwalt und Ansprechpartner für das beA bei PricewaterhouseCoopers (PwC), sieht hier ein deutliches Versäumnis des Gesetzgebers.
Nun ist es an den Syndikusrechtsanwälten, sich intensiv mit dem Thema zu befassen und sich um das beA zu kümmern. Hilfe bietet dabei der beA-Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer, der über www.bea.brak.de bestellt werden kann. Besonders die Ausgabe 38/2017 enthält viele wichtige Informationen zur Anmeldung und Einrichtung. In den kommenden Ausgaben wird die BRAK auch Informationen speziell für die Syndikusrechtsanwälte veröffentlichen.
Der Autor Martin W. Huff ist Rechtsanwalt in der Kanzlei LegerlotzLaschet (LLR) in Köln und Geschäftsführer der RAK Köln.
Martin W. Huff, Anwaltspostfach für Unternehmensjuristen ab Ende November: Was Syndikusrechtsanwälte und ihre Arbeitgeber jetzt tun müssen . In: Legal Tribune Online, 06.11.2017 , https://www.lto.de/persistent/a_id/25391/ (abgerufen am: 18.07.2024 )
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