Abg­ren­zung bringt Respekt

Gehören Sie auch zu den Menschen, die im Arbeitsalltag zu ihren Vorgesetzten, Kollegen, Mandaten oder Geschäftspartnern nicht gut "Nein" sagen können? Und das, obwohl der eigene Kalender und/oder Schreibtisch bereits gut gefüllt sind, am nächsten Tag eine wichtige Präsentation oder am Abend ein wichtiger privater Termin ansteht.

Anfragen, die einem viel Zeit stehlen, sind häufig solche von eher nebensächlicher Natur. Der Kollege fragt Sie im Vorbeigehen, ob Sie noch schnell für ihn die Korrektur des Protokolls der letzten Bereichssitzung übernehmen könnten. Im Wissen um ihren übervollen Schreibtisch antworten Sie, dass Sie dies bereits beim letzten Mal getan hätten. Ihr Kollege erwidert Ihnen jedoch: "Das können Sie doch so gut. Zudem dauert es auch nicht lange."  Eine Stunde später ruft Ihr Chef bei Ihnen an und informiert sie, dass er noch zum Termin müsse. Er bittet Sie, ihm für den morgigen Tag einige Unterlagen rauszusuchen. Sie wissen sofort, dass es deshalb wieder ein sehr langer Arbeitstag für Sie werden wird, von der Erledigung der eigenen Aufgaben ganz zu schweigen.

Nein zu sagen, ist im Businessumfeld vor allem für Frauen regelmäßig eine große Herausforderung. Besonders dann, wenn die Atmosphäre im Team oder im Büro als wichtig angesehen wird. Nicht jedem ist bewusst, dass es in beinahe jeder Situation möglich ist, freundlich und charmant eine Bitte abzulehnen. So fühlt sich die andere Person gesehen und damit gut behandelt, obwohl sie einen Korb bekommen hat.

Deal statt schroffe Absage

Eine Möglichkeit, einem Kollegen eine freundliche Absage zu erteilen, ist es, diesem zunächst Verständnis für seine aktuelle Situation entgegenzubringen und erst dann das Angefragte abzulehnen. Erwidern Sie also auf die Protokollkorrekturbitte etwa: "Stimmt, das Protokoll muss auch noch Korrektur gelesen werden. Leider habe ich grad keine Zeit dafür." Ein direktes "Dafür habe ich jetzt keine Zeit", was situativ als zu schroff empfunden werden kann, lässt sich auf diese Weise leicht umgehen.

Wenn der Kollege hartnäckig bleibt, lohnt es sich immer, mit diesem über die Erledigung der anfragten Aufgabe zu verhandeln. Bieten Sie ihm an, die Korrektur vorzunehmen, wenn dieser im Gegenzug für Sie das Layout Ihrer Präsentation übernimmt. Meine Erfahrung in der Praxis zeigt, dass ein solcher Vorschlag häufig akzeptiert wird. Wenn nicht, müssen nicht Sie "Nein" sagen, sondern es ist der Kollege, der den Deal ablehnt.

Gegenüber Vorgesetzten empfiehlt sich eine andere Reaktion, nämlich im Einzelfall die Erledigung der Anfrage zunächst zuzusagen, diese aber auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Die Bitte ihres Chefs zur Zusammenstellung von Unterlagen lässt sich folglich so beantworten: "Gerne erledige ich dies für Sie, sobald ich meine Präsentation fertiggestellt habe. Reicht es Ihnen morgen früh?" Die Erfahrung in der Praxis zeigt, dass Ihnen bei dieser Reaktion die Hoheit über ihre Zeit verbleibt. Zudem haben sich unwichtige Dinge bis zum nächsten Tag meist schon von selbst erledigt, so dass Sie Ihre wertvolle Zeit nur für Wichtiges aufwenden müssen.

Klarheit durch Knappheit

Nicht in jedem Fall kann davon ausgegangen werden, dass die erste Ablehnung einer Bitte tatsächlich gehört und damit zum Erfolg führt. Häufig wird ein "Nein" einfach übergangen. Hier empfiehlt es sich, ein "Nein" zu wiederholen und dabei gleichzeitig hartnäckig und freundlich zu bleiben.

Wichtig ist, dass jede Ablehnung kurz und knapp ausfällt. Ihr Gegenüber braucht Klarheit, keine Rücksichtnahme. Sofern Sie sich an dieser Stelle beginnen, sich für ihre Entscheidung zu rechtfertigen, diese zu begründen oder gar sich zu entschuldigen, schwächen Sie Ihre Position. Eine solche Reaktion kann im Einzelfall sogar den Bittsteller dazu bringen, seine Anfrage erneut vorzutragen.

Gehen Sie davon aus, dass es Ihr Gegenüber mitunter hart treffen kann, wenn Sie seiner Bitte nicht (mehr) nachkommen. Häufig muss sich der andere erst daran gewöhnen, dass für Sie nunmehr die Erledigung ihrer eigenen Aufgaben an erster Stelle steht. Das kann im Einzelfall auch etwas dauern. Der Aufwand lohnt sich. Menschen, die nicht zu allem "Ja und Amen" sagen, sondern auch Anfragen freundlich ablehnen, werden respektiert. Zudem haben diese noch oder eben auch wieder Zeit für interessante Projekte, damit für das eigene Vorankommen im Business oder eben auch für ihr Privatleben.

Die Rechtsanwältin Dr. Anja Schäfer unterstützt und berät vorrangig Rechtsanwältinnen und Juristinnen bei Fragen zur strategischen Ausrichtung und deren Weiterentwicklung, zur Kommunikation im Business sowie zum Auf- und Ausbau des eigenen Netzwerkes.