Mobil und digital - aber nicht ganz papierlos

Unternähme die Crew des Raumschiffs Enterprise eine Reise in die Gegenwart, sie würde staunen: Zugegeben, wir können weder zu anderen Sternen reisen, noch beamen. Unsere Computerdisplays und Smartphones hingegen sehen schon heute schicker aus als ihre Pendants aus den Science-Fiction Serien. Dennoch ist in vielen Anwaltskanzleien von dieser modernen Technik jedenfalls im beruflichen Einsatz nur wenig zu sehen. Stattdessen wacht das Akten-Gürteltier über den Schreibtisch und ein mit juristischen Folianten prall gefülltes XXL-Regal beeindruckt den Durchschnittsmandanten.  Der IT-Fachmann wundert sich, warum die Arbeitsabläufe in Kanzleien nicht eigentlich jetzt schon wesentlich vereinfacht sind. Denn bei den technischen Möglichkeiten hat die Zukunft längst begonnen.

Der gesamte juristische Arbeitsprozess in einem Programm

Rechtsanwalt Arno Kunert arbeitet als Segmentleiter bei Wolters Kluwer in Köln – nur einige Büros von der Redaktion der Legal Tribune Online entfernt. Er ist zuständig für die Vermarktung von Kanzleiorganisations-Software und dem Portal Jurion. Zu letzterem gehört der von Kunert mitentwickelte, sogenannte jDesk. Dabei handelt es sich um eine Software, die den klassischen juristischen Arbeitsprozess abbildet und stark vereinfacht. "Lassen Sie mich ein Beispiel nennen: Sie haben ein Schreiben des gegnerischen Anwalts erhalten. Wenn Sie dieses einscannen, wird es von jDesk in eine Text-PDF-Datei umgewandelt. Sämtliche zitierten Urteilsfundstellen werden dann automatisch erkannt und verlinkt, sodass man mit nur einem Klick neben dem Dokument das jeweilige Urteil anzeigen lassen kann. Aus diesem Urteil kann man beliebig viele Passagen herauskopieren, auf eine digitale Pinnwand bannen und später in seinen Schriftsatz einfügen. All das lässt sich mit einem einzigen Programm bewerkstelligen – der Griff zu einem anderen Medium bleibt Ihnen erspart." Kunert weist auch auf die ausgefeilte Suchfunktion hin: "Bei Recherchen mit jDesk werden zum einen die Inhalte von Jurion durchsucht, dessen Datenbestand über eine Million Urteile sowie mehr als 600 Bücher und Zeitschriften zahlreicher Fachverlage umfasst. Darüber hinaus werden aber auch die vom Programm indexierten eigenen Schriftsätze und Akten auf dem lokalen Speicher durchsucht. Das ist besonders praktisch, wenn man zuvor bereits mit ähnlichen Rechtsproblemen befasst gewesen ist."
Installation überflüssig Volker Andreae ist Geschäftsführer der Lecare GmbH, die seit fast drei Jahrzehnten Software für Anwälte produziert. Ein wegweisendes Programm brachte er bereits 1998 auf den Weg: Die so genannte Lecare Miniakte. "Das Prinzip ist hier, dass die gesamte Bearbeitung der Akte komplett in einer Webanwendung erfolgt und damit keine unterschiedlichen Dateiversionen auf unterschiedlichen Rechnern herumschwirren. Außerdem kommt man von überall an sie heran. Und installieren muss man auf seinem eigenen Computer gar nichts." Andreae erinnert sich, dass sein Unternehmen einst dafür belächelt wurde: "Der Chef von RA-MICRO sagte uns damals, dass wir mit dieser Entwicklung zehn Jahre zu früh wären – und er hatte sogar Recht. Aber diese Technik wird beliebter und sich schließlich auch durchsetzen." Ein weiterer Schwerpunkt der Softwareprodukte seines Unternehmens ist die Integration von E-Mail-Korrespondenzen in die Akten:  "Wenn man eine E-Mail verschickt und in den Betreff ein Aktenzeichen schreibt, wird das direkt in die Akte gespeichert – so gehen essenzielle Informationen nicht verloren."

Datenschutz als Innovationsbremse

Nach der Zukunft gefragt, sind sich Kunert und Andreae einig: Sie gehört der Mobilität und den Apps. Schuld daran, dass sich einige technische Innovationen bislang eher schleppend etablieren, sei auch die geltende Rechtslage. Insbesondere § 203 Strafgesetzbuch (StGB) bereite den Juristen Kopfzerbrechen. Diese Norm verbietet Geheimnisträgern wie Rechtsanwälten die Weitergabe von Mandantendaten. Nichts anderes passiert aber technisch, wenn beispielsweise Akten in einer ausgelagerten Cloud herumschwirren. Im Frühjahr 2012 veranstaltete der Deutsche Anwaltsverein ein Symposium zu dem Thema. Dabei räumte auch die anwesende Bundesjustizministerin ein, dass im Datenschutzrecht über sachgerechte Änderungen nachgedacht werden müsse, um gute Rahmenbedingungen für die Technik des 21. Jahrhunderts zu schaffen. Gesetzgeberisch passiert ist bislang aber nichts. Und auch aus der Presseabteilung des Bundesjustizministeriums gibt es keine Neuigkeiten. Doch das Datenschutzrecht ist nicht der einzige Stolperstein bei der Digitalisierung anwaltlicher Arbeit – auch die schleppende Einführung der elektronischen Gerichtskommunikation behindert neue Innovationen.

Bessere Technik, aber keine papierlose Kanzlei

Irgendwann jedoch wird die elektronische Gerichtskommunikation etabliert und die Benutzung mobiler Geräte selbstverständlich sein. Wie wird sich das konkret auf den Arbeitsalltag des Anwalts auswirken? Papst Benedikt XVI. wies bei der Weihnachtsmette 2012 darauf hin, dass wir umso weniger Zeit zu haben scheinen, je schneller wir uns bewegen können und je zeitsparender unsere Geräte werden. Ist die Technik also auch für den Anwalt der Zukunft mehr Fluch als Segen? Der Berliner Unternehmensberater Harold Treysse winkt ab: "Wenn man Technik als Werkzeug begreift, dann wird sie eine Arbeitserleichterung darstellen.“ Gleichzeitig warnt er vor der Sucht, überall erreichbar sein zu wollen: "Ich glaube, dass wir uns mit zunehmend entwickelter Technik auch entschleunigen sollten." Tatsächlich kann "die täglich voranschreitende technische Entwicklung sogar eine ausgeglichene Work-Life-Balance unterstützen", wendet Treyse ein. "Schon heute ist es ja möglich, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne dass der Mandant das mitbekommt, wenn es nicht gerade am Pool geschieht." Bei den zahlreichen neuen Möglichkeiten stellt sich die Frage, ob Anwälte in Zukunft nicht auch ganz ohne Zettelwirtschaft auskommen können. Treysse ist sich jedoch sicher: "Die papierlose Kanzlei wird es nicht geben. Der Anwalt ist einfach gewohnt, dass er Schriftstücke in den Händen hält."