Dele­gieren im Anwalt­salltag

Es gibt immer wieder Anwälte und Anwältinnen, die eine Arbeitsüberlastung beklagen. Auf Nachfrage stellt sich häufig heraus, dass diese ungern (einzelne) Aufgaben an Dritte wie bspw. Kollegen, Referendare oder ihr Büropersonal delegieren. Sie befürchten zum einen, Qualitätsabstriche beim Ergebnis hinnehmen zu müssen, die im Einzelfall zu zusätzlicher Nacharbeit führen können. Zum anderen haben die Anwälte es in der Vergangenheit häufiger erlebt, dass die delegierte Arbeit beim Anderen bewusst liegen blieb oder gar rückdelegiert wurde. 

Erfahren Sie daher meine besten drei Tipps, wie Sie als Anwalt oder Anwältin die zu erledigenden Aufgaben an die betreffenden Personen erfolgreich und ohne Qualitätsverzicht delegieren bzw. mögliche Rückdelegationsversuche erkennen und zurückweisen. 

Tipp 1: Qualitätsziele klar definieren

Eine Minderleistung nach erfolgter Delegation liegt häufig daran, dass Ihr Gegenüber nicht oder auch nicht genau weiß, was Sie erwarten. Es liegt daher an Ihnen, die von Ihnen für die Erledigung der jeweiligen Tätigkeit erwünschten Qualitätsziele so genau wie möglich zu definieren. Um der anderen Person die Aufgabenerfüllung zu Ihren Konditionen zu erleichtern, erläutern Sie die von Ihnen erwartenden Qualitätsmargen und von Ihnen im Einzelfall tolerierte Qualitätsschwankungen. Werden Sie so konkret wie möglich: Sagen Sie, was und wieviel Sie bis wann haben wollen, und an welchen Zielgrößen das Ergebnis gemessen wird.

Sollten die von Ihnen gewünschten Qualitätsziele einmal nicht erreicht werden, vermeiden Sie es unbedingt, die Nacharbeit selbst zu übernehmen und sich zum Sachbearbeiter der Person zu machen, welche die Aufgabe nicht ordnungsgemäß erledigt hat. Delegieren Sie die unzureichend erledigte Tätigkeit an den betreffenden Kollegen zugleich freundlich und unmissverständlich zurück, nachdem sie diesem zunächst Wertschätzung für den Teil der Arbeit aussprechen, der Ihren Vorgaben entsprach. 

Tipp 2: Delegieren Sie freundlich und bestimmt

Der Misserfolg bei der Delegation von Aufgaben kann auch daran liegen, dass Sie sich bislang nicht getraut haben, klipp und klar zu sagen, was zu tun ist, und damit auf untaugliche Stilmittel zurückgegriffen haben. Das ist der Fall, wenn Sie bspw. die zu erledigende Tätigkeit als höfliche Frage „Könnten Sie bitte …?“ oder als besonders freundliche Bitte „Würden Sie unter Umständen vielleicht … für mich erledigen“ formulieren. Beide lösen beim Gegenüber regelmäßig keinerlei Aktionismus aus.

Leichter kommen Sie zum Erfolg, wenn Sie das oberste Prinzip der Delegation beachten: Agieren Sie freundlich, aber bestimmt, d.h., reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern Klartext. Eine Delegation muss so klar und deutlich erfolgen, dass diese nicht den geringsten Ansatzpunkt für Missverständnisse oder Ausflüchte gibt. Finden Sie daher die für sich passenden Formulierungen und eine diesen nicht widersprechende Körpersprache, ganz im Sinne von „Tun Sie das mal!“. 

Wenn Sie Ihr Gegenüber nicht nur direkt, sondern dazu noch namentlich ansprechen, ist Ihnen der Erfolg sicher. Denn wer Aufgaben klar kommuniziert, wird nicht nur geschätzt und respektiert, sondern die übertragenen Arbeiten werden auch schnell erledigt. 

Tipp 3: Kontern Sie mögliche Rückdelegationsversuche 

Mitunter kommt es vor, dass Ihr Gegenüber die ihm übergebene Aufgabe und damit auch Sie indirekt sabotiert. Dies zeigt sich auf unterschiedliche Weise in der Rückdelegation vorher übertragener Arbeiten. Vor allem Anwältinnen passiert es immer wieder, dass ihr Gegenüber im Einzelfall die übergebene Aufgabe erst einmal bewusst liegen lässt oder besonders ungeschickt agiert, um die Arbeit wieder loszuwerden. 

Solche Rückdelegationsversuche gilt es, im Arbeitsalltag zu durchschauen und entsprechend zu kontern. Wenn ein Mitarbeiter die Arbeit mit welchen Worten auch immer an Sie zurückdelegiert, blendet er seine Fähigkeit zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe aus. Blenden Sie ihm daher seine Kompetenzen kurz und knapp wieder ein. Verweisen Sie ihn auf in der Vergangenheit bereits erfolgreich erledigte ähnliche Aufgaben oder fragen Sie ihn nach Lösungsvorschlägen. Letzteres ist ein weiterer Schritt zu einer erfolgreichen Delegation, wie die Praxis zeigt, da in der Regel niemand seine eigenen Vorschläge sabotiert. 

Auch für die erfolgreiche Delegation von Aufgaben gilt: Aller Anfang ist mitunter schwer, aber es lohnt sich: Denn wer richtig delegiert, fördert nicht nur Eigenverantwortung von Kollegen und Mitarbeitern, sondern bekommt viel erledigt und spart selbst auch jede Menge Zeit, die anderweitig sinnvoll genutzt werden kann.  

Rechtsanwältin Dr. Anja Schäfer unterstützt und berät als Business Coach und Mentorin vorrangig Rechtsanwältinnen bei Fragen zur strategischen Ausrichtung, zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung und zur Kommunikation im Business. Zu Themen wie "Delegieren im Business mit Erfolg" bietet sie regelmäßig Live-Webinare an, https://anja-schaefer.eu/webinare/.