Die digitale Kanzlei - Losgelöst von Zeit und Raum

Als Gottfried Wilhelm Leibnitz Anfang des 18. Jahrhunderts das duale Zahlensystem mitbegründete und damit den Grundstein der Digitalisierung legte, konnte er nicht ahnen, welchen Einfluss er einmal auf den Arbeitsalltag von Markus Wekwerth haben würde. Der 38-jährige Jurist arbeitet nur noch digital. Keine Papierordner mehr, keine analogen Diktiergeräte. Stattdessen Smartphone und Tablet. So sieht er den Anwalt von morgen. Als ich ihn anrufe, ist Markus Wekwerth wieder einmal im Büro, aber das müsste er eigentlich gar nicht sein. Die Stuttgarter Kanzlei Kurz Pfitzer Wolf, deren Partner er ist, ist komplett digitalisiert. Sobald Schreiben, sei es von Rechtsanwälten, sei es von Mandanten, eintreffen, werden sie sofort gescannt und auf den kanzleieigenen Server hochgeladen. Dort kann Wekwerth über eine gesicherte Verbindung von überall auf der Welt auf die Dokumente zugreifen. Sein Telefon im Büro wird ohnehin auf sein Handy umgeleitet. Der Mandant bekommt davon regelmäßig nichts mit. Ein analoges Leben kann sich der promovierte Rechtsanwalt nicht mehr vorstellen. "Ich mag die Arbeit mit Papier einfach nicht. Die Handhabung mit den digitalen Dokumenten ist tausendmal effektiver." So könne er sich an seinem Tablet Notizen machen, die über den Server automatisch in die digitale Akte übertragen werden und somit auch den Kollegen in der Kanzlei zur Verfügung stünden. Dadurch gehe nichts mehr verloren und sei über eine Schlagwortsuche einfach wiederzufinden. Verlorengegangene Dokumente gehörten damit der Vergangenheit an. Und der klassische Aktenordner? Das Gürteltier, das einen Anwalt normalerweise wie ein treuer Schoßhund in jede Gerichtsverhandlung begleitet? "Das ist mir zu umständlich. Da muss ich mich immer fragen, welche Akten ich nun zum Termin mitnehme und welche nicht – und das schon Tage vorher, weil ich oft unterwegs arbeite und nicht im Büro bin." Über sein Tablet habe Wekwerth stattdessen alle Akten stets griffbereit und kann diese je nach Bedarf auch herunterladen.

Digital ist unsicher, oder etwa nicht?

"Schrecklich", findet Martin Bergmann* diese Vorstellung. Der 43-jährige Rechtsanwalt gehört zu den vielen Skeptikern unter den Juristen, die sich um die Sicherheit der Akten Sorgen machen. Er will nicht mit seinem richtigen Namen genannt werden, denn wer will schon als Fortschrittsbremse gelten? Dennoch erzählt er mir, was viele Anwälte denken: "Wenn man alles digitalisiert, eröffnet man Unberechtigten neue Wege, auf die Dokumente zugreifen zu können. Das möchte ich meinen Mandanten ersparen." Digital sei ja schön und gut. Auch Bergmann hat eine eigene Webseite und kommuniziere mit vielen seiner Mandanten via E-Mail. Dennoch hält er an seinen Papierakten fest. Aus gutem Grund, wie er findet: "Ein Rechtsanwalt ist zur Vertraulichkeit angehalten. Den Zugriff auf die Dokumente von außerhalb der Kanzlei zu ermöglichen, ist in der Hinsicht eindeutig ein Schritt in die falsche Richtung." Auch der Umgang mit den digitalen Akten sei gewöhnungsbedürftig. "Das Gefühl des Papiers ersetzt mir doch niemand. Ein Dokument auf einem Bildschirm zu lesen ist einfach nicht das Gleiche." Die Arbeit mit den Papierakten schone nicht nur die Augen, sie sei auch natürlicher, so Bergmann. "Wenn mir spontan etwas einfällt, so notiere ich mir das schnell auf ein Blatt Papier. Dafür brauche ich nicht meinen Computer zu starten."

2/2: Die Wohnzimmerkanzlei 2.0

Für Martin Quirmbach ist die Arbeit mit den digitalen Akten hingegen essentiell. Nicht nur für sein Berufs-, sondern auch und vor allem für sein Privatleben. Denn Quirmbach lebt mit seiner Frau in Kanada. Seine Kanzlei Quirmbach und Partner, deren Gründer und Partner er ist, befindet sich aber in Montabaur, in der Nähe von Koblenz. Er selbst ist dort eher selten anzutreffen, denn seine Mitarbeiter lassen ihm die relevanten Dokumente digitalisiert über das Internet zukommen. Über einen Terminalserver hat er Zugriff auf den gesamten Dateninhalt der Kanzlei. Den Umgang mit den Mandanten erschwere das nicht, erklärt er. Immerhin trennen ihn und seine Mandanten nicht nur der Atlantik, sondern auch fünf Stunden Zeitverschiebung. "Ganz im Gegenteil", erwidert Quirmbach. Die Mehrzahl der Mandanten sei von seiner Arbeitsweise begeistert. Die Kommunikation erfolge fast vollständig über die angelegte virtuelle Akte. Dadurch hätten sowohl der Mandant als auch Quirmbach jederzeit Zugriff auf die relevanten Dokumente. Die Zeitverschiebung komme ihm sogar noch zugute: "Oft haben Mandanten noch spät am Abend Fragen an den Anwalt, die sie den ganzen Tag über nicht stellen konnten, weil sie noch auf der Arbeit waren. Wenn sie mich dann abends anrufen, ist es in Kanada gerade erst Nachmittag und ich habe genügend Zeit und Kraft, die Fragen ausführlich zu beantworten." Und danach sei immer noch Zeit zum Segeln oder zum Angeln. Das hört sich fast zu gut an, um wahr zu sein.

Nehmen Sie bitte Platz im virtuellen Konferenzraum!

Einen ähnlichen Schritt ging Stefan Ansgar Strewe. Seit 1999 betreibt der Rechtsanwalt unter der Webadresse www.advo24.de eine virtuelle Kanzlei. Zwar gibt es auch hier eine reale Kanzlei im Hintergrund, aber vieles spielt sich bereits ausschließlich im Internet ab: "Die Bearbeitung eines Mandats beginnt mit einer Anfrage, welche der Mandant uns im virtuellen Konferenzraum stellt. Wir prüfen diese, stellen gegebenenfalls weitere Nachfragen und unterbreiten sodann ein verbindliches Angebot." Dies alles findet in einer virtuellen Akte statt. Über Neueinträge werden sowohl Strewe als auch der Mandant sofort per neutraler E-Mai informiert. Was einmal als Akquisitionsinstrument gedacht war, ist heute für Strewe vor allem ein Werkzeug sicherer Kommunikation und übersichtlicher Aktenentwicklung. Auch die Mandanten nutzten die virtuelle Akte zunehmend, um die umständliche E-Mail-Verschlüsselung zu vermeiden. "Datensicherheit muss auf dem Stand der Technik sein. Gerade deshalb müssen wir uns Gedanken darüber machen, welche sinnvollen Alternativen zur E-Mail es heute geben kann." Auch Strewe hatte persönliche Gründe für die Digitalisierung. Der Beginn seiner selbstständigen Tätigkeit fand an seinem Schreibtisch statt. Und der stand im ehelichen Schlafzimmer. "Von Beginn an habe ich mir Gedanken darüber gemacht, wie man Mandanten akquirieren und betreuen kann, ohne auf eine repräsentative Kanzlei aus Stein und Mörtel angewiesen zu sein." Das hat ihn weit gebracht. Seit 2002 ist Strewe Partner der Kanzlei esb Rechtsanwälte und betreut in einer großzügigen Dresdner Villa, umrahmt von einem parkartigen Grundstück, Großmandanten aus Wirtschaft und Verwaltung. "Stimmt, heute gibt es hier viel Stein und Mörtel!" schmunzelt Strewe und lässt seinen Blick durch die Empfangshalle schweifen. "Aber ohne Digitalisierung stünde ich wahrscheinlich jetzt nicht hier. Die virtuelle Kanzlei war der Grundstein meiner anwaltlichen Selbständigkeit und ist heute für die sichere Kommunikation mit unseren Mandanten nicht mehr wegzudenken." *Name von der Redaktion geändert