5 Tipps für den erfolgreichen Erstkontakt

Auf interessante Stellenanzeigen bewerben sich durchschnittlich mehr als zwei Bewerber. Und keiner von ihnen möchte auf dem Stapel "uninteressant bzw. unpassend" landen. Erst recht nicht, wenn man sich dem Arbeitgeber interessanter darstellen könnte, würde man nur alle Eingangsvoraussetzungen  kennen – auch die, die nicht explizit in der Ausschreibung erwähnt sind. Dennoch senden die meisten Bewerber ihre Vita nahezu "blind" an den Traumarbeitgeber ab. Ein Vorab-Telefonat wird von den meisten Kandidaten als Störung angesehen und viele sind der Meinung, dass in der Stellenausschreibung bereits alles stehe und keine weiteren Fragen offen blieben. Nur wenige wagen es, zuvor Kontakt zum potentiellen neuen Arbeitgeber aufzunehmen. Eine verpasste Chance, denn ein kurzes persönliches Gespräch mit der richtigen Person kann die Erfolgsaussichten des Bewerbers merkbar erhöhen. Also, welches Vorgehen ist richtig?

1. Einen ersten persönlichen Eindruck hinterlassen

Jeder weiß, dass ein Bewerber nicht ausschließlich nach Aktenlage eingestellt wird. Der persönliche Eindruck und die Sympathie spielen eine wesentliche Rolle. Und genau dazu kann ein erstes Telefonat vor dem Absenden der Bewerbungsunterlagen dienen. Im telefonischen Gespräch mit der Personalabteilung hat man die Möglichkeit, noch offene Fragen zu klären, herauszuhören, was dem Unternehmen wichtig ist und die eigene Stimme (Klang, Tempo, Rhetorik etc.) als Visitenkarte abzugeben. Wenn das Gespräch gut gelaufen ist und man innerhalb der nächsten zwei Tage die Unterlagen verschickt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass der Personalverantwortliche die Unterlagen zuordnen kann und gleich eine Stimme und einen ersten Eindruck mit diesen in Verbindung bringt. Und: die Unterlagen etwas aufmerksamer betrachtet als die anonymeren im übrigen Stapel.

2. Kontakt per Telefon aufnehmen

Das Zusenden unaufgeforderter E-Mails wird von fast allen Menschen als störend betrachtet. Und daher sollte eine erste Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber immer telefonisch erfolgen. Auch dann, wenn die Unterlagen per E-Mail an die Firmen zu schicken sind. Denn Ziel ist es, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen. Das ist aber nur in einem Telefongespräch möglich.

3. Den richtige Ansprechpartner finden und erfolgreich am Empfang vorbeikommen

In vielen Stellenanzeigen wird bereits ein konkreter Ansprechpartner aus der Personalabteilung genannt. In diesen Fällen ist klar, wer zu kontaktieren ist. Bei der konkreten Nennung des Namens sollte es auch kein Problem sein, am Empfang vorbeizukommen. Denn jeder wird denken, dass bereits ein Kontakt besteht und den Kandidaten daher gerne durchstellen. Anders stellt sich die Situation allerdings dar, wenn in der Anzeige nur eine Sammel-E-Mail-Adresse angegeben ist und sich daraus der Ansprechpartner nicht erschließt. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man versucht auf der Website des Unternehmens eine Person zu identifizieren, die für den Bereich Human Resources zuständig ist. Die meisten Unternehmen verfügen über eine spezielle Seite, die sich ausschließlich mit dem Thema Recruitment beschäftigt. Wenn das nicht der Fall ist, hilft nur Durchfragen: Man ruft in der Zentrale des Unternehmens an und erkundigt sich freundlich nach dem zuständigen Partner für den Bereich Recruitment bzw. Personaleinstellung. Hierbei ist es wichtig, die Dame oder den Herrn in der Zentrale als Sparringspartner zu begreifen, der einen ein kleines Stück weiter zu seinem Ziel bringen kann. Also, freundlich und verbindlich sein!

4. Inhalt der ersten Kontaktaufnahmen - Dos & Don`ts

Einmal bei dem richtigen Ansprechpartner angekommen stellen sich die meisten Kandidaten die Frage, wie ein erstes Telefonat genau aussieht. Zunächst erfolgt eine kurze Vorstellung der eigenen Person. Hierbei ist es wichtig, den Namen langsam und deutlich auszusprechen, so dass die andere Person diesen auch verstehen kann. Danach nennt man den Grund des Anrufes. "Guten Tag Frau/Herr..., mein Name ist .... Ich habe Ihre Anzeige vom ... in der ... gelesen, möchte mich darauf sehr gerne bewerben und habe zunächst noch einige Fragen. Haben Sie 5 Minuten Zeit für mich?" Hat der Ansprechpartner keine Zeit, so vereinbart man einen konkreten Telefontermin. Für den Fall, dass dieser aber gerade sprechbereit ist, gilt es nun, durch offene Fragen weitere Informationen über das Unternehmen zu erhalten. Offene Fragen sind W-Fragen (Was? Wie genau? Wozu? Weshalb?). Ziel des ersten Gespräches ist es, möglichst viele Informationen zu erhalten, die die eigene Bewerbung individualisiert. So erhöht man die Wahrscheinlichkeit, zu einem Gespräch eingeladen zu werden. Wichtig ist dabei, keine Fragen zu stellen, die bereits in der Stellenbeschreibung beantwortet wurden. Fast immer möglich ist es, nach einer Unternehmensbroschüre zu fragen, es sei denn, diese ist als PDF-Dokument auf der Webseite bereit gestellt. Neue wertvolle Informationen zu erhalten und diese in die eigene Bewerbung einfließen zu lassen, ist aber nur das eine Ziel. Das andere besteht darin, einen ersten guten Eindruck zu hinterlassen und dem Ansprechpartner ein gutes Gefühl zu vermitteln. Und das tut man, indem man aufmerksam zuhört und den anderen nicht unterbricht, sich freundlich bedankt und das eigene Sprechtempo, die Lautstärke und möglicherweise auch die Wortwahl ein Stück dem anderen anpasst. Denn: Gleich und Gleich gesellt sich gern. Eine freundliche Verabschiedung mit dem Hinweis, dass man gleich in den nächsten Tagen die Bewerbungsunterlagen abschickt und sich auf ein Feedback freut, versteht sich von selbst.

5. Nach dem Telefonat: Bewerbung überarbeiten

Nach dem Telefonat gilt es, die neuen Informationen in die Bewerbungsunterlagen einzuarbeiten. Gibt es Dinge, die dem Unternehmen besonders wichtig sind und auf die man in den Unterlagen hinweisen kann? Die Unterlagen sollten dann ca. 2-3 Tage nach dem Telefonat abgeschickt werden, damit der Ansprechpartner die Unterlagen auch dem Gespräch bzw. der Stimme zuordnen kann. Falls die Unterlagen per E-Mail herausgeschickt werden ist es möglich, in den Betreff aufzunehmen: "Unser Telefonat am .... – meine Bewerbungsunterlagen". Wie man sieht, können auch Bewerbungsunterlagen schon mit einem ersten persönlichen Eindruck verbunden werden. Natürlich mit der Hoffnung, nicht nur als Nummer auf dem Eingangstapel, sondern als Person betrachtet zu werden. Ein erstes Telefonat kann genau das bewirken und daher sollte man auf diese Chance nicht verzichten! Carmen Schön war Justiziarin der MobilCom AG und Mitbegründerin der freenet.de AG. Heute arbeitet sie als Erfolgscoach, Professional Speaker und Buchautorin. Von ihr erschienen sind u.a. "Traumjob 'Rechtsanwalt in einer internationalen Wirtschaftskanzlei'. Mit den richtigen Bewerbungstipps punkten", "Die geheimen Tricks der Arbeitgeber" und "Karriere-DNA – Warum Glück im Job kein Zufall ist".