E-Mail an den Aus­ge­schie­denen

E-Mails sind aus dem Berufsalltag von Juristen nicht mehr wegzudenken. Die Anwälte haben Zugang zu einem vom Arbeitgeber gestellten E-Mail System, das sie häufig auch privat nutzen dürfen. Dabei sind ihre E-Mail Adressen meist personalisiert, enthalten Vor- und Nachnamen des Beschäftigten und als Endung den Namen der Sozietät. Schon dies sind personenbezogene Daten – und das Email-System ist entsprechend gefüllt damit.

Doch üblich sind nicht nur Emails, sondern gängig ist auch, dass Anwälte die Kanzlei wechseln. Nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen stellt sich jedoch die Frage, wie mit dem personalisierten Email-Account des ehemaligen Mitarbeiters weiter zu verfahren ist.

Schon die Erlaubnis zum Einsehen des Accounts durch den Arbeitgeber hängt auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses davon ab, ob die Privatnutzung des E-Mail Accounts gestattet war. War sie das nicht, darf der Arbeitgeber den E-Mail Account seines (ehemaligen) Mitarbeiters einsehen und gezielt nach geschäftlichen Mails durchsuchen.

Bei erlaubter Privatnutzung ist dies nach wie vor streitig. Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung E-Mail-Accounts erlaubt, ist zusätzlich das Telekommunikationsgesetz (TKG) bzw. das Telemediengesetz (TMG) zu beachten. Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden ist der Arbeitgeber in diesem Fall Telekommunikationsdiensteanbieter. Er wäre dann an das Fernmeldegeheimnis nach § 88 Abs. 2 S. 1 TKG gebunden. Der Arbeitgeber würde sich bei einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar machen. Zahlreiche Gerichte vertreten allerdings in letzter Zeit die Auffassung, dass der Arbeitgeber auch bei Gestattung der Privatnutzung nicht Telekommunikationsdiensteanbieter wird (LAG Berlin-Brandenburg, 16.2.2011, AZ: 4 Sa 2132/10; VG Karlsruhe, 27.5.2013, AZ: 2 K 3249/12; VGH Baden-Württemberg, 30.7.2014, 1 S 1352/2013). Eine endgültige Klärung dieser streitigen Rechtsfrage steht allerdings aus. Auch die DSGVO und das neue BDSG schaffen insoweit keine Klarheit.

Arbeitgeber können sich jedoch absichern und die mit der Einsichtnahme verbundenen rechtlichen Risiken dadurch ausschließen, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer verpflichtet, aus dem E-Mail Account vor seinem Ausscheiden alle privaten E-Mails zu entfernen. Das Postfach enthält danach nur noch geschäftliche Mails. Damit kann der Arbeitgeber zumindest in alle bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen E-Mails Einsicht nehmen.

Erlaubnis zur Privatnutzung immer ein Problem

Wichtig ist aber für den Arbeitgeber, dass ihn auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters alle geschäftlichen E-Mails erreichen. Schön wäre es, im Vorfeld alle potenziellen Absender informieren zu können und auf diesem Wege sicher zu stellen, dass keine E-Mails mehr an den Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters geschickt werden. Doch praktisch ist dies unmöglich. Ein gangbarer Weg hingegen ist es, ganz pragmatisch entweder alle eingehenden E-Mails an einen anderen Account weiterleiten zu lassen oder mit einer automatischen Antwortmail die Absender über das Ausscheiden des Mitarbeiters zu informieren und diese zu bitten, ihre Mail nochmals an eine andere E-Mail Adresse zu senden.

Rechtlich erfordert die automatische Weiterleitung allerdings auch eine Einwilligung des ehemaligen Beschäftigten. Nur wenn diese zustimmt, kann der Arbeitgeber diese regelmäßig einfachste und als Dienstleister gegenüber den Mandanten angenehmste Herangehensweise wählen. Der Absender braucht seine Mail dann nicht ein zweites Mal zu schicken und der Arbeitgeber hat sicher Zugriff auf eingehende E-Mails.

Willigt der Mitarbeiter jedoch nicht ein, dann hängt die Frage der Zulässigkeit einer Weiterleitung auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters davon ab, ob die Privatnutzung gestattet war oder nicht. War nur die geschäftliche Nutzung gestattet, dann bestehen gegen eine Weiterleitung rechtlich keine Bedenken. Bei einer erlaubten Privatnutzung hingegen ist das streitig.

Bitte noch mal schicken

Auch das Versenden automatischer Antworten vom E-Mail Account des Mitarbeiters verbunden mit der Bitte an den Absender um eine erneute Sendung der Email stellt eine Nutzung dieses E-Mail Accounts und der personenbezogenen Daten dar. Darin liegt zunächst einmal einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters. Dieser Eingriff ist aber ungleich geringer als bei einer unmittelbaren Weiterleitung oder gar Einsichtnahme.

Es bestehen daher keine Bedenken dagegen, wenn der Arbeitgeber eine automatische Antwort einrichtet, in der dem Absender mitgeteilt wird, dass der E-Mail Account nicht mehr aktiv genutzt und die Mail weder weiter geleitet noch gespeichert wird. In der Antwortmail kann dem Absender eine andere E-Mail Adresse mitgeteilt werden, an die er seine Mail bitte erneut senden möge. Das gilt im Übrigen unabhängig davon, ob die Privatnutzung des E-Mail Accounts gestattet war oder nicht.

Sowohl die Weiterleitung von E-Mails als auch eine automatische Antwort vom E-Mail Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters setzen voraus, dass der Arbeitgeber die E-Mail Adresse weiter nutzen darf. Der Arbeitgeber hat regelmäßig ein Interesse daran, den E-Mail Account eines Mitarbeiters zumindest eine Zeit lang aktiv zu halten, damit eingehende Mails von Kunden und Geschäftspartnern weiter empfangen werden.

Regelungen zum Account vereinbaren

Hat der Mitarbeiter eine personalisierte E-Mail Adresse, dann steht diesem Interesse des Arbeitgebers aber das ebenso berechtigte Interesse des Arbeitnehmers entgegen, dass der Arbeitgeber seinen Namen nicht weiter nutzt. Doch auch dieser Aspekt ist bislang nicht höchstrichterlich geklärt, es kann indes davon ausgegangen werden, dass das Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Sein Recht auf Weiterleitung besteht indes nicht unbeschränkt, eine klar definierte zeitliche Grenze gibt es allerdings nicht. Es wird vertreten, dass eine Weiternutzung maximal für zwölf Monate zulässig sein soll. Danach müsse der E-Mail Account zwingend zu deaktivieren.

Sinnvoll ist es jedenfalls, entweder bereits im Arbeitsvertrag oder spätestens jedoch im Rahmen einer Ausscheidensvereinbarung Regelungen hinsichtlich des Umgangs mit dem E-Mail Account und der personalisierten E-Mail Adresse zu treffen. Darin sollte festgelegt werden, dass der Mitarbeiter vor seinem Ausscheiden alle privaten Inhalte des Postfachs zu löschen hat, dass er einwilligt, dass der Arbeitgeber nach seinem Ausscheiden die E-Mails weiterleitet und wie lange der Arbeitgeber die personalisierte E-Mail Adresse weiter nutzen darf.

Der Autor Dr. Michael Witteler ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei Pusch Wahlig Legal in Berlin.