bizhub LEGAL: Dokumentenmanagement für Kanzleien

Nichtredaktionelles Advertorial ( Was ist das? )

02.03.2015

Der Arbeitsalltag von Anwaltskanzleien und Sozietäten stellt besondere Anforderungen an den Umgang mit Dokumenten. Doch es gibt Dokumentenmanagement-Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und rechtlichen Standards der Branche ausgerichtet sind.

Juristen, Sozietäten und Kanzleien unterliegen speziellen berufsrechtlichen Organisationsvorgaben. Das beginnt bereits bei der Führung von umfangreichen Akten für jedes Mandat. So ist beispielsweise in Kanzleien das Dokumentenvolumen rund 60 Prozent höher als in vergleichbaren Unternehmen anderer Branchen. Zudem unterliegt auch der Schutz personen- und mandatsbezogener Daten speziellen Standards.

Bei steigendem Arbeitsvolumen sind effiziente Dokumentenverwaltung, sichere Kommunikation und gesicherte Regelkonformität deshalb schnell geschäftskritische Faktoren. "Hier setzt bizhub LEGAL an", sagt Sascha Saal. In der speziell konfigurierten Dokumentenmanagement–Lösung verknüpfe Konica Minolta die juristische Expertise mit den jahrelangen Erfahrungen aus Dokumentenmanagement- und IT-Service-Projekten zu einem brancheneigenen Angebot, so der Marketing Expert Business Development Cluster West bei der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH.

Passgenau für Juristen

Dazu kombiniert bizhub LEGAL Lösungen aus Hardware, Applikationen und Services. Sie werden passgenau auf die spezifische Arbeitsweise und juristischen Anforderungen jeder einzelnen Kanzlei abgestimmt: Vertraulichkeit, Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte durch revisionssichere Ablage von Dokumenten sind so gewahrt.

In der Praxis reicht das von der speziell für Kanzleien entwickelten bizhub LEGAL-Lösung für Multifunktionssysteme über Professional Services und IT-Infrastrukturmanagement bis hin zu geschütztem Cloud und Mobile Printing. "Mit den Lösungen von Konica Minolta können zum Beispiel geschriebene Dokumente in Tonaufzeichnungen konvertiert werden, damit sind die Inhalte von Akten ortsunabhängig jederzeit akustisch abrufbar", so Saal weiter.

Unternehmerisch effizient

Kanzleien sind aber auch unternehmerische Einheiten, die zunehmend im Wettbewerb um Mandate stehen. Deshalb unterstützt bizhub LEGAL auch die interne Arbeitsweise und die Kanzleimanagement-Prozesse insgesamt. "Denn wie bei anderen Unternehmen auch, sind es die Prozesse, welche wesentlich die eigene Produktivität und damit das betriebswirtschaftliche Resultat bestimmen", betont der Marketing-Experte. Der Nutzen einer effizienten Dokumentenverwaltung und eines automatisierten Dokumenten-Workflows im täglichen Arbeitsablauf: Mandate werden schneller abgearbeitet, die Kommunikation mit Mandanten, anderen Kanzleien und Gerichten wird effizienter, Akten werden strukturiert verwaltet.

bizhub LEGAL beruht auf jahrelanger Projekterfahrung in Kanzleien und Sozietäten. Mithilfe intensiver europaweiter Marktforschung hat Konica Minolta die Anforderungen speziell kleiner und mittlerer Unternehmen dieser Branche definiert. Die angebotenen Lösungen wurden in enger Kooperation mit Kanzleien entwickelt.

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