Seminarangebot: "Fach"-Anwalt werden – in sechs Schritten zum "beA"

Ab dem 1. Januar 2018 müssen Anwälte das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) nutzen. Nachrichten, die sie über das beA erhalten, gelten dann für und gegen sie. Dies wird eine Umstellung auch für Anwälte sein, die bisher nicht forensisch tätig waren und vor Gericht aufgetreten sind.

Das beA bietet fraglos einige Vorteile: Die Kommunikation mit Gerichten und Kollegen läuft schneller, ist sicher nachzuvollziehen und zu beweisen, eine fristwahrende Einreichung kann auch von unterwegs oder zuhause kontrolliert werden. Zahllose Kopien und Ausfertigungen für Gerichte, Gegner und Parteien entfallen. Das spart Kosten für Material und Porto, es macht die Arbeit für den Anwalt flexibler.

Einführung verläuft noch zu zögerlich

Das Bundesministerium der Justiz hat Ende 2016 mit der Rechtsanwaltsverzeichnis- und Postfachverordnung (RAVPV) die Möglichkeit geschaffen, dass Anwälte das beA im Jahr 2017 ausgiebig testen können. Von dieser Möglichkeit machen allerdings wesentlich weniger Anwälte Gebrauch, als wünschenswert und notwendig ist.

Bisher hat nach Schätzungen noch nicht einmal die Hälfte der Berufsträger ihre beA-Karte überhaupt beantragt. Kaum mehr als zehn Prozent der Anwälte haben die Erstanmeldung durchgeführt. Damit steigt gegen Jahresende der Druck und es ist absehbar, dass es zu Lieferengpässen bei der Kartenbestellung kommen wird.

Die Chance, das beA bereits jetzt zum Einüben zu nutzen, wird augenscheinlich vertan, obwohl eine wichtige psychologische Hürde bei der Einführung neuer IT-Strukturen fehlt: Solange noch nicht die Verpflichtung greift, das beA einsetzen zu müssen, lassen sich ohne Haftungsrisiko nicht-berufsbezogene Nachrichten versenden und empfangen. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat hierzu eigens die Funktion "Testnachricht" in das beA integriert.

Viele Anwälte und Kanzleien scheuen sich aktuell aber noch vor dem Schritt, das beA auszuprobieren und setzen sich damit selbst dem Risiko aus, von der verpflichtenden Einführung überrascht zu werden – und das in Zeiten des Jahreswechsels, wenn auch ohne dies alle Hände voll zu tun ist.

Sechs erste Schritte zum "beA"

Dieses Zögern kann sich ab dem 1. Januar 2018 zu einem ernsthaften Problem entwickeln. Denn es wird – tatsächlich – Anwälte geben, die dann Nachrichten über das beA zustellen und manche ihrer Kollegen damit auf dem falschen Fuß erwischen.

Um böse Überraschungen zu vermeiden, möchten die folgenden sechs ersten Schritte auch Anwälten, die noch Vorbehalte haben, eine Orientierung auf dem Weg zur Einführung des beA bieten.

1. Schritt: Besorgen Sie die benötigten beA-Karten, Hard- und Software. – Um eine Erstanmeldung durchführen zu können, benötigt jeder Anwalt mindestens eine beA-Karte. Alle Mitarbeiter, die später mit dem beA arbeiten sollen, benötigen ebenfalls eine "beA-Karte-Mitarbeiter" oder ein Softwarezertifikat.

Zusätzlich bedarf es eines Computers an jedem Arbeitsplatz mit Internetanbindung sowie sinnvollerweise eines Servers oder einer Netzwerkfestplatte, um empfangene und gesendete Nachrichten zentral zu speichern. Wer qualifizierte Signaturen vornehmen möchte, sollte sich statt der "beA-Karte Basis" eine "beA-Karte-Signatur" anschaffen und diese bei der Kammer oder bei einem Notar 'freischalten lassen'. An jedem Computer, an dem eine Karte eingesetzt wird, wird natürlich auch ein Kartenlesegerät benötigt.

2. Schritt: Schalten Sie Ihre beA-Karte frei, indem Sie eine Erstregistrierung durchführen, legen Sie Mitarbeiter an und erteilen diesen Berechtigungen in Ihrem beA. – Die Erstregistrierung funktioniert einfach: Öffnen Sie dazu die Seite des beA und laden Sie zunächst das Programm "Client Security" herunter. Klicken Sie anschließend auf "Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach" und führen Sie die Registrierungsschritte durch. Schalten Sie anschließend Ihre zusätzlichen Karten frei. Legen Sie Mitarbeiter im beA an, schalten Sie diese frei und vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen.

Arbeitsabläufe anpassen und Probelauf fahren

3. Schritt: Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe auf die Notwendigkeiten des elektronischen Postfachs an und formulieren Sie Arbeitsanweisungen, um Haftungsfallen zu vermeiden. – Überlegen Sie sich, wer wann welche Tätigkeiten mit dem beA ausführen wird und definieren Sie dafür Handlungsanweisungen. Beantworten Sie zum Beispiel die Fragen: Ruft das Sekretariat die Nachricht ab? Wer versendet? Wird eine notwendige qualifizierte Signatur im beA oder mit einem Signaturprogramm angebracht? Wie werden Nachrichten dokumentiert? Wie wird (elektronisch) sichergestellt, dass jederzeit die empfangenen und versendeten Dokumente aufgefunden und im Falle eines Falles die fristwahrende Übermittlung nachgewiesen werden kann?

4. Schritt: Machen  Sie sich und Ihr Personal mit dem beA vertraut. – Nur wenn Ihr Personal geschult und mit Technik und Haftungsfallen vertraut ist, können Sie im Fall der Fälle einen Wiedereinsetzungsantrag erfolgreich stellen. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter deshalb rechtzeitig vor, z.B. durch Literatur oder der Teilnahme an Seminaren.

5. Schritt: Nutzen Sie das beA im Testbetrieb, schreiben Sie Nachrichten, exportieren Sie diese, machen Sie sich mit dem Signiervorgang vertraut. – Sie können das beA risikolos testen, wenn Sie "nicht berufsbezogene Nachrichten" verschicken, z.B. indem Sie mit einem Kollegen als Testnachricht markierte beA-Nachrichten austauschen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und lernen Sie die Funktionen des beA kennen.

6. Schritt: Erklären Sie Ihre Empfangsbereitschaft. – Es ist besser, wenn Sie selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie empfangsbereit sind. Erforderlich dafür ist, dass Sie alle Vorbereitungen in Ihrer Kanzlei abgeschlossen haben und die Prozesse feststehen. Legen Sie den Zeitpunkt selbst fest und erklären Sie die Empfangsbereitschaft auf der Homepage oder dem Briefkopf.

Professionelle Unterstützung

Die Rubis & Hill GmbH unterstützt Kanzleien bei der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit dem beA. Der unabhängige Schulungsanbieter vereint juristische Erfahrung aus der täglichen Arbeit in Rechtsanwaltskanzleien mit IT-Know-how und betreut deutschlandweit Kanzleien in ihrer IT-Infrastruktur, bei der Einführung von Verwaltungssoftware und Arbeitsprozessen.

Zusätzlich zu eigenen Seminaren bietet Rubis & Hill deutschlandweit individuelle Inhouse-Schulungen für Kanzleien jeder Größenordnung. Mit juristischen und technischen Schulungen können so Ausfallzeiten für Anwälte und Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert werden.

Im zweiten Halbjahr 2017 führt die Rubis & Hill GmbH zusätzlich fast 50 Praxisseminare zum beA für Anwälte und Mitarbeiter im ganzen Bundesgebiet durch. In vier Stunden lernen die Teilnehmer alles, was sie zum Einsatz des beA wissen müssen, z.B. wie sie Haftungsfallen vermeiden, Signaturen richtig erstellen und überprüfen, rechtssicher dokumentieren, Nachrichten versenden und empfangen und das beA in der täglichen Arbeit effizient einsetzen.

Da jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, das beA an Schulungscomputern in den "längeren Pausen" selbst ausgiebig zu testen und seine Fragen zu stellen, sind die Schulungen auf maximal 30 Teilnehmer begrenzt. Die Seminare zum beA werden von einem Rechtsanwalt und einem Managing Consultant für IT abgehalten. Die Seminare kosten 235 Euro je Person bei einem Teilnehmer, 210 Euro ab zwei Teilnehmern pro Kanzlei. LTO-Leser erhalten bei der Buchung bis 30. Mai einen Rabatt von 10 Prozent mit dem Code: lto17-uexa4

Das gesamte Angebot der Seminare ist online zu finden.

Besondere "Fach"-Literatur

Rubis & Hill hat im Januar 2017 das Buch "Keine Angst vor dem beA" herausgegeben. Es behandelt auf 272 Seiten Haftungsfallen, relevante Rechtsprechung und Bedienung, technische Anleitungen mit Screenshots und Illustrationen und enthält mehrere Checklisten für die tägliche Arbeit sowie eine Vorlage für eine Arbeitsanweisung zur Kanzleiorganisation.

Es ist im Seminarangebot enthalten, zudem im Buchhandel oder direkt bei Rubis & Hill zu beziehen.