Flexibel, wettbewerbsfähig und profitabel: Drei Wege zu einer schlanken Kanzlei

Ein guter Rechtsanwalt zu sein, der für seine Mandanten jederzeit das bestmögliche Ergebnis erzielt und für seine fachliche Qualifikation geschätzt wird, ist leider nur die halbe Miete, wenn es darum geht, eine wettbewerbsfähige und profitable Kanzlei zu führen.

Das ist die schlechte Nachricht, denn es sind ja gerade die Betreuung der Mandanten und die Fallarbeit, die den Beruf ausmachen und auf die sich Rechtsanwälte entsprechend konzentrieren wollen. Die gute Nachricht ist aber, dass die andere Seite der Medaille vergleichsweise leicht zu erlernen ist: die ökonomische Betrachtung der Kanzlei, die zum erfolgreichen Anwalt einfach dazu gehört.

Dabei gilt es, sich für die wesentlichen Fragen angemessene Zeit und einen offenen Blick zu gönnen: Entwickelt sich die Kanzlei so, wie wir es uns wünschen? Haben wir die Mandanten, die wir gern hätten? Ist die Kanzlei so profitabel, wie sie sein sollte? Haben wir eine gute Position innerhalb unseres Wettbewerbsumfeldes?

Nicht nur in der Kanzlei arbeiten, an ihr arbeiten

Natürlich ist es mit der Beantwortung dieser Fragen noch nicht getan. Eine erfolgreiche Kanzlei zu führen, heißt auch, dass man unter anderem an ihrer strategischen Ausrichtung arbeiten und Maßnahmen entwickeln muss, um die übergeordneten Ziele zu erreichen.

Einen wachen Blick hierfür erhält, wer nicht zu viele operative Aufgaben in der Kanzlei selbst erledigen muss – sei es in der Buchhaltung, der externen Kommunikation, Personalführung, Recherche vor der Fallarbeit. Für die wichtige Arbeit "an" der Kanzlei bleibt dann oft keine oder zu wenig Zeit.

Wer dies erst einmal verinnerlicht hat, ist seinem Wettbewerb schon einen guten Schritt voraus und dem eigenen Idealbild einer Kanzlei ein echtes Stück näher.

Pflicht und Kür trennen: Nebentätigkeiten auslagern

Listen Sie doch einmal alle Tätigkeiten auf, die in Ihrer Kanzlei ausgeübt werden. Von der Mandantenakquise über die tatsächliche Mandantenbetreuung und Fallarbeit bis hin zu Buchhaltung, Sekretariat und Büroreinigung. Teilen Sie die Tätigkeiten dann in zwei Kategorien:

A – Was macht das Hauptgeschäft Ihrer Kanzlei aus? Womit verdienen Sie tatsächlich Geld?

B – Was ist ein notwendiges Übel, das erledigt werden muss, damit Sie Ihrem Hauptgeschäft nachkommen können?

Alles was Sie in der Kategorie B notiert haben, eignet sich grundsätzlich, um es aus der Kanzlei auszulagern. In vielen Fällen wird das Auslagern solcher Tätigkeiten an externe, spezialisierte Dienstleister dazu führen, dass die Tätigkeiten besser, günstiger und flexibler erbracht werden.

Ein Dienstleister erbringt die Aufgaben, die nicht zum Kerngebiet der Kanzlei gehören, besser, handelt es sich für ihn doch um sein Hauptgeschäft und nicht nur um eine Nebentätigkeit.

Spezialisierte Dienstleister erzielen positive Skaleneffekte und bieten insoweit Leistungen grundsätzlich günstiger an, als sie vom Personal der Kanzlei selbst erbracht werden können.

Zur Flexibilität trägt unter anderem bei, dass Verträge mit externen Dienstleistern regelmäßig schneller an die Wirtschaftslage der Kanzlei angepasst werden können. Sollte sich die finanzielle Situation einmal verschlechtern, kann und will niemand eigenes Personal leichthin vor die Tür setzen, so dass die Kosten schnell in eine Schieflage geraten können.

Klassische und neue Felder von Kanzlei-Dienstleistern

Die Buchhaltung nicht selbst zu erledigen und für die Büroreinigung eine externe Firma zu beauftragen, ist für viele Kanzleien eine Selbstverständlichkeit. Heute finden sich jedoch viele weitere Möglichkeiten, von spezialisierten Dienstleistern zu profitieren.

Es gibt Agenturen, die sich auf die Erstellung und Betreuung von Kanzlei-Homepages spezialisiert haben, Firmen die eigene Cloud-Datenspeicherlösungen für Kanzleien anbieten und sich um die IT-Sicherheit in Ihrer Kanzlei kümmern – und schließlich spezialisierte Sekretariatsdienstleister wie Anwaltssekretariat.de. Anwaltsssekretariat.de sorgt dafür, dass Ihnen und Ihrem Sekretariat kein Anruf und damit auch kein potentielles Neugeschäft mehr entgeht.

Das Konzept ist ganz einfach: Per Rufumleitung an Ihrem Telefon, entweder für alle Anrufe (z.B. in Urlaubszeiten), nur solche Anrufe, bei denen in Ihrer Kanzlei z.B. nach dem vierten Klingeln niemand abnimmt (z.B. in der Mittagspause oder wenn Ihr Sekretariat mit einer anderen wichtigen Aufgabe beschäftigt ist) oder solche Anrufe, die ein Besetztzeichen hören würden, weil auf Ihrer Leitung bereits telefoniert wird, leiten Sie Anrufe an Ihr externes Sekretariat um.

Dort antworten professionelle Sekretärinnen in Ihrem Kanzleinamen, so dass der Anrufer in der Regel gar nichts von der Umleitung bemerkt, und vereinbaren Termine für Sie, versenden z.B. Mandantenaufnahmebögen oder verweisen Vertreter auf den Schriftweg. Und Ihr eigenes Personal in der Kanzlei hat wertvolle Zeit gewonnen, um sich mit wichtigeren Aufgaben zu befassen.

Regelmäßig die Kostenquote der Kanzlei ermitteln und verbessern

Wer Jura studiert hat, ist kein Betriebswirt, aber wie in jedem Unternehmen kommt man auch in einer Kanzlei nicht darum herum, seine Kosten im Blick zu behalten. Jedenfalls dann nicht, wenn einem die Profitabilität am Herzen liegt.

Deshalb hier noch eine einfache Checkliste in drei Phasen, die Sie mindestens einmal im Quartal durchgehen sollten:

In Phase 1 gilt es, den Ist-Zustand zu beleuchten. Dazu werden die Gesamtkosten ermittelt, sowohl für den letzten Monat als auch jährlich. Ein besonderes Augenmerk verdient hier die Fixkosten-Quote.

Phase 2 dient der Detailanalyse, was Verträge, Vertragskonditionen und Qualitätsfragen betrifft. In der Überprüfung von Verträgen steht etwa die Frage an, ob Miete, Versicherungen und Kreditkonditionen auf der Höhe der Zeit sind oder neu verhandelt werden können.

Ist das Werbebudget richtig genutzt? Was mache ich selbst, könnte es aber auslagern? Hier lohnt es sich, einen Blick z.B. auf Sekretariatstätigkeiten, das Homepage-Design, das Lektorat wichtiger Texte oder die Erstellung von Pressemitteilungen zu werfen.

Schließlich wird mitunter Geld für Dinge ausgegeben, die auch kostenlos zu erhalten sind, z.B. Telefonkonferenzen, PDF-Software, Zins- und Kostenrechner .

In der dritten, der Umsetzungsphase, steht die Neuverhandlung von Verträgen an. Mit Blick auf externe Dienstleister gilt es, Nägel mit Köpfen zu machen – nicht zwingend, indem man alle gewohnten Abläufe ändert, sondern auch an Stellen, an denen eigene Mitarbeiter nicht ausgelastet oder teurer wären, beispielsweise in Bürodienstleistungen.

Den Technikeinsatz zu optimieren, z.B. durch Umstellung auf elektronischen Rechtsverkehr und sichere elektronische Mandantenkommunikation, steht in Zeiten des "besonderen elektronischen Anwaltspostfachs" ohnehin auf der Tagesordnung. Manchmal gilt es aber auch immer noch, ganz konventionelle Sparpotentiale zu heben, beispielsweise das Büromaterial endlich konsequent online zu kaufen.

Versperrt Anspruch an sich selbst den Blick?

Die Schritte zur Umsetzung klingen ganz einfach und logisch, trotzdem werden diese drei Dinge von den wenigsten Kanzleien regelmäßig getan bzw. hinterfragt.

Fragen Sie doch einmal in Ihrem Bekanntenkreis herum! Nicht nur in, sondern an der Kanzlei zu arbeiten, Nebentätigkeiten auszulagern und regelmäßig die Kostenquote zu analysieren – das sollte für Sie zum Kanzleialltag dazu gehören. Sofern Sie diese drei Dinge beherzigen, steht einer flexiblen, wettbewerbsfähigen und profitablen Kanzlei fast nichts mehr im Wege.

Die Autorin Laura Keddi leitet seit fünf Jahren die Marketing- und Kommunikationsabteilung der ebuero AG, die marktführend in Deutschland Telefon- und Büroservices erbringt und mit dem Anwaltssekretariat als erster deutscher Anbieter ein Produkt anbietet, das speziell auf die Bedürfnisse und berufsrechtlichen Anforderungen von Rechtsanwälten und Notaren angepasst ist.

Weitere Informationen unter: anwaltssekretariat.de