Kriterien bei der Mandatsvergabe: Meist wenig objektiv

Dass Unternehmen bei der Mandatierung von Anwaltskanzleien aufs Geld schauen und am liebsten möglichst viel Dienstleistung zu einem möglichst geringen Preis wollen, ist eine Entwicklung, die seit Jahren zu beobachten ist - und die Coronakrise hat sie nun noch verschärft.

Eine Umfrage von PwC Legal unter 62 deutschen Firmen zeigt, dass bislang allerdings recht wenig objektive und wirtschaftliche Kriterien angelegt werden, wenn es um die Auswahl externer Berater geht. Dabei könnten die Firmen auf diese Weise aber ihre Verhandlungsposition verbessern, meinen die Studienautoren.

Mandatsvergabe ist Chefsache

Wenn es um die Mandatierung geht, dann geht in der Regel kein Weg am Topmanagement vorbei: Vorstände bzw. Geschäftsführungen sind in fast alle Mandatsvergaben eingebunden (92 Prozent), die konkrete Entscheidung darüber treffen sie dagegen nur in 42 Prozent der Fälle. Die Einkaufs- bzw. Beschaffungsabteilungen indes haben nur bei etwas weniger als der Hälfte der Mandatsvergaben mitzureden (45 Prozent). Gut ein Drittel der Befragten hält dies der Umfrage zufolge aber für unzureichend und wünscht sich einen stärkeren Einfluss der Abteilungen.

Bei der Auswahl ihrer Kanzleien legen die Unternehmen laut Umfrage vor allem drei Kriterien an: Entscheidend sind Referenzen, ein guter Ruf der Kanzlei und Empfehlungen durch andere Unternehmen oder Kollegen. 93 Prozent der Befragten bezeichneten Referenzen als "sehr wichtig" bzw. "wichtig" für die Entscheidung, 91 Prozent lassen sich auch von Reputation der Kanzlei leiten, und 82 Prozent halten Empfehlungen für wichtig oder sehr wichtig.

Kaum Standards bei der Auswahl

Ein standardisiertes Auswahlverfahren ist vielen der befragten Unternehmen nicht die Regel. Weniger als die Hälfte (45 Prozent) hat ein solches Verfahren etabliert, weitere fünf Prozent planen immerhin die Einführung eines Standard-Pitch-Verfahrens. Und wenn Kanzleien per Pitch ausgewählt werden, geht es meist um die Vergabe von Großprojekten (54 Prozent).

Häufig ist dabei ein dreistufiger Prozess: Zunächst wird eine engere Auswahl an Kanzleien um ein Angebot gebeten, einige davon werden anschließend zum Pitch, d.h. zur Präsentation der Sozietät und des Leistungsspektrums, eingeladen. Im dritten Schritt erfolgt dann die Auswahl. Ein Drittel der befragten Unternehmen führt ein zweites Auswahlgespräch.

Panels ja, Exklusivität nein

Etwas weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen (45 Prozent) hat eine feste Auswahl an Kanzleien, an die Mandate und Aufträge bevorzugt vergeben werden. Allerdings muss sich nur etwa ein Viertel der Unternehmen auch an diese "Panels" halten, in mehr als 70 Prozent der Unternehmen können Mandate der Studie zufolge freihändig vergeben werden. Da die Unternehmen externen Kanzleien also meist keine Exklusivität zusicherten, brächten sie sich um Kostenvorteile, meint Dr. Simon Dürr, Co-Autor der Studie und Partner bei PwC Legal.

Dürr sieht auch kritisch, dass Unternehmen eine zu enge Auswahl treffen: Drei Viertel der Befragten bewerten pro Pitch höchstens drei Kanzleien und haben auf einem Panel meist ebenso viele Kanzleien pro Rechtsgebiet. Dass man mit einer begrenzten Teilnehmerzahl den Aufwand reduzieren wolle, sei nachvollziehbar, meint Dürr. "Allerdings birgt dieses Vorgehen die Gefahr, unbekanntere, aber leistungsstarke Anbieter gar nicht erst in den Blick zu bekommen."

PwC Legal hat für die Umfrage 62 deutsche Unternehmen unterschiedlicher Größe befragt. Die am stärksten vertretenen Branchen waren Banken und Sparkassen, Dienstleistungen, IT/Telekommunikation und Automotive.

ah/LTO-Redaktion