Marktstudie: Mehr Leis­tung mit weniger Res­sourcen

Mehr als die Hälfte der Befragten (56 Prozent) bestätigten dem Bericht zufolge, dass die Budgets ihrer Abteilung in den vergangenen 24 Monaten gekürzt worden sind. Hintergrund für den erhöhten Druck sind demnach der anhaltende Kostendruck und ein erhöhtes Arbeitsaufkommen.

Der Bericht 'Riding the winds of change' fasst die Einschätzungen von Rechtsabteilungsleitern und Vorstandsmitgliedern aus Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von einer Billion US-Dollar zusammen. Das Dokument enthält Erkenntnisse über die Trends und Zwänge, die die Entwicklung in Rechtsabteilungen bestimmen, und zeigt die Strategien auf mit denen sie diesen Herausforderungen begegnen.

Die Publikation ist eines der ersten Projekte des neu gegründeten Teams 'Ashurst Advance'. Die Partner Mike Polson und Head of Strategic Projects Mark Higgs wurden zu Leitern des globalen, integrierten Teams ernannt. Ihre Aufgabe ist es, sich mit Blick auf Innovationen im Bereich juristischer Dienstleistungen auf drei Schwerpunkte zu konzentrieren: Ressourcen, Prozesse und Technologie. 

Personalabbau verstärkt Druck auf die Abteilungen

Laut Mike Polson sei die Fähigkeit, das gestiegene Arbeitspensum mit den reduzierten Budgets in Einklang zu bringen, ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg der Rechtsabteilungsleiter und ihrer Teams. "Wir sind, was die Art und Weise wie sich Rechtsabteilungen aufstellen und arbeiten, in eine neue Phase eingetreten und einige Teams stecken in der Zwickmühle", sagt der Ashurst Advance-Direktor.

Der Druck sei durch den Personalabbau in annähernd einem Viertel der befragten Unternehmen zusätzlich verstärkt worden. Drei Trends seien nach Polson für den zunehmenden Druck verantwortlich: "Die stärkere regulatorische Belastung, die erhöhte Nachfrage der Unternehmensleitung nach strategischem Input und die größere Fokussierung auf betriebliche Effizienz."

Der zunehmende aufsichtsrechtliche Druck stellt die größte Herausforderung für die Rechtsabteilungsleiter dar, wobei sich Finanzdienstleister - wenig überraschend - dem stärksten Druck ausgesetzt sehen. 88 Prozent der Führungskräfte bestätigten, dass sie bei der Gestaltung und Implementierung der Unternehmensstrategie eine zunehmend strategische Rolle einnehmen.

Nach Meinung von Mark Higgs, dem Direktor von Ashurst Advance, stelle die zunehmende Anerkennung des wirtschaftlichen Beitrags, den Rechtsabteilungen mit ihrer Tätigkeit leisten, eine begrüßenswerte Entwicklung der Rolle interner Juristen dar. "Die Herausforderung besteht insbesondere darin, den strategischen Beitrag zu leisten und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Tagesgeschäft so effizient wie möglich erledigt wird“, sagt Higgs. „Dabei berichten alle Befragten, dass das Arbeitspensum stärker steigt als die Budgets."

Effizienzsteigerung durch die richtigen Strategien

Die befragten Rechtsabteilungen berichten von drei Strategien, die für sie am wichtigsten sind, um ihre Aufgaben effizienter zu steuern.

• Innovativerer Technologieeinsatz: Zwei Drittel (67 Prozent) der Inhouse-Berater konzentrieren sich auf den innovativen Einsatz von Technologie, um eine intelligentere Arbeitsweise und größere Effizienz zu erreichen. Als wesentliche Vorteile wurden größere Kosten- und Zeiteffizienz, verbesserte Dokumentenverwaltung und -erzeugung sowie verbesserte Aufzeichnung und verbessertes Reporting der wichtigsten Kennzahlen ermittelt.
• Steigerung der Ressourceneffizienz, einschließlich der Entflechtung von Mandaten: Obwohl derzeit 63 Prozent der Inhouse-Teams Mandate entflechten, ergab die Recherche, dass 67 Prozent sich dabei keiner ausgefeilten Methode bedienen. Etliche Inhouse-Juristen stehen der Entflechtung nach wie vor kritisch gegenüber, da diese je Mandat die Koordination mehrerer externer Rechtsberater erfordert. Für mehr als zwei Drittel stellt die Beauftragung einer einzigen Kanzlei als 'One-Stop-Shop' die effizienteste Methode dar, um komplexe Mandate zu managen.
• Verbesserung des Mandatsmanagements: 62 Prozent der Rechtsabteilungsleiter ergreifen Maßnahmen zur Entwicklung der Projektmanagementkompetenzen ihrer Teams. Auf diese Weise soll die Fähigkeit, komplexe Mandate intern zu managen, verbessert und die Koordination externer Berater effizienter gestaltet werden.

Welche Veränderungen sind nötig?

"Dort wo Technik und Rechtsdienstleistungen aufeinander treffen nimmt die Geschwindigkeit des Wandels rasch zu“, sagt Tae Royle, Head of Digital Legal Services von Ashurst Advance. „Dies führt zu einer 'Awareness Gap' und das in einer Zeit, in der Rechtsabteilungsleiter und ihre Teams sich Herausforderungen mit Blick auf Zeit, Kosten und Ressourcen stellen müssen."

Der Studie zufolge ist es 74 Prozent der Rechtsabteilungsleiter gelungen, die Effizienz ihrer Abteilungen durch Optimierungen in den Bereichen Technologie und Mandatsmanagement sowie bei internen und externen Ressourcen zu steigern.

Sowohl die Prioritäten als auch die Rolle von Inhouse-Teams seien laut Mike Polsen aufgrund des großen Marktdrucks in den Mittelpunkt des Interesses gerückt. "Innovative Ansätze des Managements von Rechtsabteilungen fördern zunehmend Wachstum und Profitabilität von Unternehmen“, resümiert der Ashurst Advance-Direktor. „Wir befinden uns eindeutig in einer Phase, in der gezielte Maßnahmen notwendig sind, um das Verhältnis zwischen Kosten und Ressourcen neu auszurichten. Es geht nicht mehr um die Frage 'ob wir Veränderungen brauchen' sondern darum 'welche Veränderungen wir brauchen'."

Quelle: Ashurst