Was Arbeit­geber zum Son­der­ur­laub wissen müssen

Mitarbeiter sind im Arbeitsalltag immer öfter psychischen Belastungen ausgesetzt. Erkrankungen wie Burnout und Depression bilden in Deutschland mittlerweile die zweithäufigste Arbeitsunfähigkeitsursache. Vor diesem Hintergrund verwundert es nicht, wenn Mitarbeiter von ihrem Job eine längere Auszeit verlangen.

Aber auch andere Anlässe rufen beim Mitarbeiter den Wunsch nach Sonderurlaub hervor. Oftmals beantragen Arbeitnehmer Sonderurlaub, um beispielsweise kranke Angehörige zu pflegen, ein Studium anzufangen oder einfach nur, um eine zeitaufwändige Weltreise zu unternehmen. Wenn der zur Verfügung stehende Urlaub nicht ausreicht, bietet sich unbezahlter Urlaub an.

Dieser sog. Sonderurlaub ist die einvernehmliche Befreiung von der Arbeitspflicht ohne Bezahlung des Arbeitsentgelts. Die Hauptleistungspflichten ruhen, der Arbeitnehmer ist nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet, während der Arbeitgeber keinen Lohn bezahlen muss. Das Arbeitsverhältnis besteht allerdings unverändert fort. Der Mitarbeiter ist somit weiterhin an seine Nebenpflichten wie Wettbewerbsverbot und Verschwiegenheit gebunden, ein etwaig vorhandener Kündigungsschutz bleibt bestehen. Für den Arbeitgeber gilt weiterhin insbesondere seine Fürsorgepflicht.

Wann besteht ein Anspruch?

Ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht im Allgemeinen nicht. Arbeitgeber sind daher nicht ohne weiteres verpflichtet, einen Sonderurlaub zu genehmigen. Ein Unternehmen kann seinem Mitarbeiter, der auf Weltreise gehen will, den unbezahlten Urlaub dafür verweigern.

Gleichwohl kann es die beiderseitige Interessenlage gebieten, dem Wunsch des Mitarbeiters nachzukommen und eine freiwillige Vereinbarung über den Sonderurlaub zu treffen. Zum Beispiel, weil der Arbeitnehmer ein Sabbatjahr zum Stressabbau plant und das Unternehmen in dieser Zeit voraussichtlich nur wenige Aufträge bekommt.

Von einer solchen einvernehmlichen Lösung abgesehen sind häufig bereits Regelungen vorhanden, aus denen sich Ansprüche auf unbezahlten Urlaub ergeben können.

Was sind wichtige Gründe – und was zwingende?

Solche Regelungen können im Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag enthalten sein. Laut dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes können Beschäftigte bei Vorliegen eines wichtigen Grunds Sonderurlaub erhalten.

Als wichtige Gründe in diesem Sinne anerkannt sind zum Beispiel berufliche Aus- bzw. Fortbildung, Maßnahmen der medizinischen Vorsorge/Rehabilitation oder familiäre Gründe. Ist ein wichtiger Grund zu bejahen, besteht aber nur ein Anspruch darauf, dass der Vorgesetzte sein billiges Ermessen wirksam ausübt. Er hat dabei sämtliche Interessen abzuwägen. Dienstliche Verhältnisse wie z. B. ein Arbeitskräftemangel berechtigen ihn, den Sonderurlaub abzulehnen.

In bestimmten Fällen schreibt der Gesetzgeber den Arbeitgebern vor, dass sie unbezahlten Urlaub gewähren müssen. Das gilt zum Beispiel bei der Pflege naher Angehöriger, der Versorgung des eigenen Kinds (Kind unter 12 Jahre oder im Endstadium unheilbar krank) sowie in der Elternzeit.

Schließlich gibt es auch eine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, aus der sich ein Anspruch auf unbezahlte Arbeitsunterbrechung herleiten lassen kann. Das kommt möglicherweise dann in Betracht, wenn der Mitarbeiter in eine Notsituation gerät, z. B. wenn ein Familienmitglied plötzlich erkrankt oder seine Wohnung überflutet wurde.

Worauf müssen Arbeitgeber achten?

Arbeitgeber sind an den Gleichbehandlungsgrundsatz gebunden. Dagegen verstößt, wer in der Vergangenheit Arbeitnehmer regelmäßig freigestellt hat, vergleichbaren Arbeitnehmern aber ohne Rechtfertigungsgrund keinen Sonderurlaub gewährt. Bei mehrmaliger Freistellungsgewährung laufen die Arbeitgeber Gefahr, dass die Belegschaft einen Anspruch auf Freistellung aus sog. betrieblicher Übung erhält. Sich von einer solchen betrieblichen Übung einseitig wieder zu lösen, ist kaum möglich.  
Hat der Arbeitgeber den Sonderurlaub genehmigt, muss er währenddessen keine Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Dennoch genießen Arbeitnehmer für einen Monat lang den gesetzlichen Versicherungsschutz. Ist die Arbeitsunterbrechung kürzer als einen Monat, fallen für den Arbeitgeber keine Meldungen an.

Wird die Monatsfrist überschritten, endet die Versicherungspflicht. Mit dem letzten Tag der Frist muss der Arbeitnehmer bei der Einzugsstelle der Sozialversicherungsträger abgemeldet werden. Fortan kann der Mitarbeiter sich freiwillig versichern. Ab dem Zeitpunkt, in dem der Mitarbeiter seine Arbeit wieder aufnimmt, erhält er auch wieder seinen Lohn. Folglich muss der Arbeitgeber ihn auch wieder bei den Sozialversicherungen anmelden.

Zudem sollten Arbeitgeber sich darüber im Klaren sein, dass nach der Rechtsprechung des Bundearbeitsgerichts (BAG) die Vereinbarung von Sonderurlaub nicht die Entstehung gesetzlicher Urlaubsansprüche ausschließt.

Erkrankt der Mitarbeiter während seines Sonderurlaubs, steht ihm grundsätzlich keine Entgeltfortzahlung zu. Anders verhält es sich nach der Rechtsprechung, wenn der Sonderur-laub dazu dient, ihm eine längere Erholungszeit zu gewähren.

Ist eine unbezahlte Freistellung zur weiteren Erholung im Anschluss an bezahlten Erholungsurlaub geplant, erkrankt der Mitarbeiter aber während des bezahlten Erholungsurlaubs, erhält er Entgeltfortzahlung.

Wann kann er vorzeitig beendet werden?

Grundsätzlich kann keine der Vertragsparteien den Sonderurlaub einseitig vorzeitig beenden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich an die vereinbarte Dauer des unbezahlten Urlaubs halten, der Mitarbeiter ist demnach vor Ablauf der vereinbarten Dauer nicht zur Rückkehr an seinen Arbeitsplatz berechtigt. Er kann also z. B. nach einem Semester erfolglosen Studiums nicht verlangen, dass er seine bisherige Tätigkeit wieder aufnehmen darf, wenn die vereinbarte Dauer noch nicht abgelaufen ist.

Ausnahmsweise kann der Arbeitnehmer nach der BAG-Rechtsprechung lediglich fordern, dass sein Chef eine ermessensfehlerfreie Entscheidung darüber trifft, ob der Sonderurlaub vorzeitig zu beenden ist. So kann er, entschied das BAG, gehalten sein, der vorzeitigen Beendigung des Sonderurlaubs zustimmen, wenn der Arbeitnehmer stattdessen Elternzeit begehrt.

Eine einvernehmliche vorzeitige Aufhebung des Sonderurlaubs ist hingegen jederzeit problemlos möglich. In der Praxis sind kaum Fälle bekannt, in denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die vorzeitige Rückkehr an den Arbeitsplatz verweigert. Eine solche Verweigerung ist an sich nur denkbar, wenn das Unternehmen gerade an Auftragsmangel leidet oder den Job des in den Sonderurlaub entlassenen Arbeitnehmers vorübergehend mit einem anderen Mitarbeiter besetzt hat. In diesen Fällen würde die Rechtsprechung die Ablehnung des Vorgesetzten zur vorzeitigen Beendigung des Sonderurlaubs wohl nicht beanstanden.

Der Autor Dr. Wolfgang Lipinski ist Partner bei Beiten Burkhardt in München und Mitglied der Praxisgruppe Arbeitsrecht. Er berät bundesweit in- und ausländische Unternehmen in allen Fragen des kollektiven und individuellen Arbeitsrechts. Neben tarifrechtlichen Projekten aller Art gehören zu den Schwerpunkten seiner Tätigkeit insbesondere die strategische Planung, Verhandlung und Umsetzung von Restrukturierungs- und Sanierungsmaßnahmen, u. a. Arbeitszeit- und Vergütungsflexibilisierung, Personalabbau, Freiwilligenprogramme, Betriebsübergangs- und Outsourcingvorhaben.