Der Schlüssel zum Erfolg

Die Datenbasis: keine Kaffeesatzleserei

Zu Beginn der Selbstständigkeit muss man keine Kaffeesatzleserei betreiben, um eine solide Zahlenbasis zu erhalten. Die voraussichtlichen Ausgaben lassen sich genauso schätzen wie die Einnahmen, erklärt Jasmin Isphording: "Für die verschiedenen Rechtsgebiete lassen sich Erfahrungswerte ermitteln. Das durchschnittliche Vermögen in der Region gibt Hinweise darauf, wie viel ein Scheidungsmandat bringen könnte." Ähnliches gelte für Mietstreitigkeiten: Hier könne man den Mietspiegel zurate ziehen, um die durchschnittliche Miete zu ermitteln. Auch später sind die Buchhaltungsdaten eine Fundgrube für das eigene Unternehmen. Um sie richtig lesen zu können, sollten Anwälte mit Gründungsplänen sich rechtzeitig damit beschäftigen. Der Berliner Jurist Klaus Olbing, Vorsitzender des Steuerrechtsausschusses des Deutschen Anwaltvereins, ist überzeugt, dass Anwälte dafür sorgen müssen, dass die Buchhaltung vom ersten Tag läuft: "Darauf sollten sie sich optimal vorbereiten – zum Beispiel noch gegen Bezahlung bei der Bearbeitung von entsprechenden Fällen des bisherigen Arbeitgebers. Hervorragend sind auch Buchhaltungs- und Steuerkurse bei den betriebswirtschaftlichen Fakultäten." Angefangen von Soll und Haben über Buchungsabläufe bis hin zum richtigen Kontenrahmen wirken manche Buchhaltungsprogramme auf den Neuling abschreckend. Wer aber bereit ist, sich bestimmte Buchführungskenntnisse anzueignen, kann nicht nur dem Steuerberater zuarbeiten: Er versteht auch die Prinzipien hinter den (Buchführungs-)Zahlen.

"Nur wer selbst buchen kann, kann Bilanzen lesen"

Das ist nicht nur für die eigene Buchhaltung hilfreich, wie der Berliner Jurist Olbing meint: "Die eigene Buchführungskompetenz ist unbezahlbar. In eigenen Angelegenheiten, aber auch in der Lösung fremder Fälle. So kann man Bilanzen nur lesen, wenn man selbst buchen kann." Da Anwälte zu den Freiberuflern zählen, dürfen sie selbst unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns immer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen. Im Prinzip eine einfache Angelegenheit, die die Kanzleiberaterin Isphording mit einer Haushaltskasse vergleicht: "Die Buchhaltung verliert ihren Schrecken, wenn man Schritt für Schritt vorgeht." Wer fit in Sachen Buchführung ist, kann einen Teil der Arbeit selbst übernehmen. "Wenn man am Anfang noch viel Zeit hat, sollte man möglichst viel selbst machen", empfiehlt Olbing und rät zugleich, immer einen Steuerberater einzubinden: "Steuerrecht ist kompliziert und nur selten sachlogisch. Später kann man auf eigene Mitarbeiter und/oder den Steuerberater delegieren."

2/2: Buchhaltung: delegieren und verstehen

Am Delegieren ist grundsätzlich nichts Verwerfliches – im Gegenteil: Wenn Sie sich nicht kompetent genug fühlen, sollten Sie die Buchführung sogar einem externen Fachmann überlassen. Denn Buchhaltung lässt sich nicht so nebenbei erlernen, sondern erfordert komplexes Wissen, das man sich in einem längeren Prozess aneignen muss. Ansonsten stellen sich Fehler ein, die Sie spätestens bei der Steuererklärung bares Geld kosten können. Selbst eine ausgefeilte Buchhaltungssoftware nimmt dem Bediener nicht die gedankliche Arbeit ab, und es ist ein Trugschluss zu glauben, dass das Programm den Anwender wie von selbst leitet. Fundiertes Buchführungsfachwissen ist nach wie vor vonnöten. Wenn Sie sich aber entschließen, selbst zu buchen, sollten Sie dies mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem neuen Berater sind, fragen Sie ihn (oder sie), wie er dieses Thema bewertet. Ein guter Steuerberater wird Ihnen bei der Bewältigung dieser Aufgabe mit Rat und Tat zur Seite stehen und mit Ihnen gemeinsam einschätzen, ob überhaupt und wenn ja, welchen Teil der Buchhaltung Sie übernehmen können.

Die richtige Software finden – und bedienen

Wichtig ist außerdem, dass Sie über die Software sprechen, die Sie einsetzen möchten. Denn der Transfer Ihrer Daten sollte problemlos über die Bühne gehen können – damit nicht sämtliche Daten von der Steuerkanzlei nochmals erfasst werden müssen. Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welches Programm er selbst nutzt – und ob Sie dafür eine Unterlizenz für Ihren Arbeitsplatz bekommen können. In aller Regel ist dies wesentlich günstiger als ein eigenes Buchhaltungsprogramm. Außerdem hat es den Vorteil, dass Sie mit dem gleichen System arbeiten wie der Steuerberater und der Datentransfer dadurch enorm erleichtert wird. Die elektronisch geführte Buchhaltung hilft Ihnen nicht nur bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Gewinnermittlung. Sie zeigt Ihnen auch, wo Sie mit Ihrem Unternehmen stehen. Dafür müssen Sie diesen Teil der Buchhaltung noch nicht einmal selbst erledigen: Wichtig ist, dass Sie sich mit den Zahlen regelmäßig befassen.

Ihr Unternehmen verstehen: die BWA

Ausgangspunkt einer solchen Analyse ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Die BWA beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt dem Unternehmer während des laufenden Wirtschaftsjahres aus verschiedenen Blickwickeln Auskunft über seine finanzielle Situation. Die BWA • informiert über alle wichtigen Unternehmenszahlen, zusammengefasst auf wenigen Seiten; • kontrolliert Ihre Einnahmen (Umsätze) und Ausgaben. Mit den Daten sind Sie in der Lage, kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen; • präsentiert Ihre finanzielle Situation – beispielsweise bei einer Bank. Kreditzusagen können dadurch erleichtert werden. Die BWA ist notwendig, um bestimmte betriebliche Zusammenhänge besser zu verstehen und beurteilen zu können. Sie bietet viele Möglichkeiten, um die wirtschaftliche Lage der Kanzlei richtig einschätzen zu können. Dazu müssen aber die einzelnen Kennziffern genau beobachtet und interpretiert werden, gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters. Daher sollten Sie mindestens einmal im Monat Zeit für die Lektüre der Daten reservieren. Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven, schenken Sie finanziellen Baustellen besondere Aufmerksamkeit – und lassen Sie sich gegebenenfalls die einzelnen Auswertungen vom Fachmann erläutern. Scheuen Sie sich nicht, intensiv nachzufragen – schließlich geht es darum, dass Sie Ihr Unternehmen finanziell lesen und verstehen können. Die Ausgaben für den Steuerberater sind gut investiertes Geld, sagt der DAV-Experte Olbing: "Sie vermeiden spätere unnötige Kosten und Ärger. Zudem ist der Steuerberater auch ein guter Mandatsbringer. Seine Kunden brauchen immer wieder einen guten Anwalt." Constanze Elter ist Journalistin, Autorin und Moderatorin mit Schwerpunkt Steuern.