Urlaub ohne Limit

Die Bedürfnisse der Beschäftigten haben sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Freiheit, Autonomie, Vertrauen und Wertschätzung sind heute für viele Menschen wichtiger als Geld. New Work ist daher aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Ein Thema dabei ist zunehmend das Konzept Vertrauensurlaub. Danach können Beschäftigte so viel Urlaub nehmen, wie sie selbst möchten. Dieses Angebot kommt aus der Start-Up- und Tech-Szene, inzwischen ist es in klassischen Unternehmen angekommen. Arbeitgeber steigern damit ihre Attraktivität und zugleich die Motivation der Beschäftigten. Aber nur, wenn bei Einführung und Umsetzung die erforderlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt und die Risiken nicht übersehen werden.

Eine Definition von Vertrauensurlaub sucht man vergeblich. Dennoch ist klar, was damit gemeint ist: Der Arbeitgeber lässt seine Beschäftigten selbst festlegen, wie lange sie bezahlt frei haben möchten. Auch wann sie den Urlaub nehmen, entscheiden sie selbst. Solange sichergestellt ist, dass die Arbeit erledigt wird und vereinbarte Ziele erreicht werden, sind Vorgaben dabei nicht zu beachten. Deutlicher können Arbeitgeber echtes Vertrauen auf Augenhöhe und authentische Wertschätzung nicht zum Ausdruck bringen.

Wegfall des administrativen Aufwands

Diese Wertschätzung und das Vertrauen spiegeln sich in mehr Motivation der Beschäftigten wider. Gleichzeitig sind sie durch die selbstgewählte Freizeit auch erholter. Dies ist eine gute Kombination für alle, denn motivierte und erholte Beschäftigte arbeiten einfach besser.

Auch administrativen Aufwand sparen Arbeitgeber sich mit dem Konzept Vertrauensurlaub. Ein Großteil der Verwaltung, der für den klassischen Urlaub erforderlich ist, entfällt. Dadurch wird Arbeitskraft frei, die anderweitig sinnvoll genutzt werden kann.

Mindesturlaub muss genommen werden

Vertrauensurlaub birgt aber auch Risiken. So wird es Menschen, die sich nicht gut selbst organisieren können, schwerfallen, ihre Urlaubstage einzuteilen und sich mit Kollegen über die freien Tage abzustimmen – auch, weil die Abstimmung zu Konflikten in der Belegschaft führen kann. Für diese Menschen ist es auch eine Herausforderung, für eine längere Zeit der Abwesenheit sicherzustellen, dass ihre Arbeit gemacht und die vereinbarten Ziele erreicht werden. Im schlimmsten Fall nehmen solche Personen gar keinen Urlaub. Bei ihnen sind Burn-out und lange Ausfallzeiten dann mögliche Folgen.

Solche negativen Folgen müssen in jedem Fall vermieden werden. Daher muss auch im Zusammenhang mit Vertrauensurlaub zwingend sichergestellt werden, dass der gesetzliche Mindesturlaub eingehalten wird. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt nicht ohne Grund fest, dass Beschäftigten in Deutschland bei der üblichen Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage zustehen und verbietet, dass Beschäftigte hierauf verzichten. Bei der heute kaum mehr üblichen sechs-Tage-Woche stehen den Beschäftigten nach dem BUrlG sogar 24 Urlaubstage zu.

Die Einführung von Vertrauensurlaub sollte daher genau geregelt werden. Dabei ist ausdrücklich zwischen Mindest- und Vertrauensurlaub zu unterscheiden. Vereinbart werden muss auch, dass genommener Urlaub zunächst auf den gesetzlichen Urlaub angerechnet wird. Zudem sollte die Inanspruchnahme von Mindesturlaub unbedingt dokumentiert werden. So kann gewährleistet werden, dass der Mindesturlaub tatsächlich genommen und Überlastung möglichst vermieden wird. Wie bei der Arbeitszeit, kann eine solche Dokumentationspflicht auch auf die Beschäftigten delegiert werden. Arbeitgeber sollten dies aber stichprobenartig kontrollieren.

Genommene Urlaubstage dokumentieren

Auch die nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) erforderliche Hinweispflicht sorgt dafür, dass Urlaub tatsächlich genommen wird. Danach müssen Arbeitgeber die Beschäftigten konkret und in völliger Transparenz auf bestehende Urlaubsansprüche hinweisen und dabei mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. Denn nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, die Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, gehen die Ansprüche nach Ansicht von EuGH und BAG bei Nichtinanspruchnahme unter.

Schon für die Erfüllung der Hinweispflicht ist die Dokumentation des Mindesturlaubs dementsprechend unerlässlich. Denn anderenfalls besteht das Risiko, dass sich der gesetzliche Mindesturlaub ansammelt und im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten werden muss.

Die Hinweispflicht ist aber nur für den Mindesturlaub verpflichtend. Für den Vertrauensurlaub hingegen kann sie ausgeschlossen werden, sofern in der vertraglichen Vereinbarung ausdrücklich zwischen Mindest- und Vertrauensurlaub unterschieden wird. Administrativer Aufwand fällt dann für den Vertrauensurlaub nicht an.

Probezeit, Krankheit, Kündigung

Eine ausdrückliche Vereinbarung über den Vertrauensurlaub hat auch weitere Vorteile. Denn damit können für den Vertrauensurlaub weitere, von den zwingenden Bestimmungen des BUrlG abweichende Regelungen getroffen werden. So kann – und sollte – etwa die Übertragung in das Folgejahr ausgeschlossen werden. Als Folge verfällt der Vertrauensurlaub stets am 31.12. Eine Abgeltung des Vertrauensurlaubs sollte ebenfalls ausgeschlossen werden, das vermeidet Streitigkeiten bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Für Arbeitgeber ist es weiter sinnvoll, der Urlaubsfreiheit jedenfalls einige Grenzen zu setzen: So bietet es sich an, die Inanspruchnahme von Vertrauensurlaub erst nach Ablauf der Probezeit zu ermöglichen. Dann ist sichergestellt, dass während dieser Zeit tatsächlich eine Erprobung erfolgen kann und Beschäftigte nicht gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses für einen langen Zeitraum urlaubsbedingt abwesend sind.

Auch der Ausschluss von Vertrauensurlaub nach Ausspruch einer Kündigung ist nützlich. Dies ermöglicht eine ordnungsgemäße Übergabe. Ferner vermeidet man damit, dass sich Beschäftigte für die Dauer der Kündigungsfrist einseitig freistellen.

Eine entsprechende Regelung für Krankheit sollte ebenfalls aufgenommen werden. Sieht das Gesetz in § 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) für diesen Fall doch nur für sechs Wochen einen Entgeltfortzahlungsanspruch vor. Durch Vertrauensurlaub würde dies ohne entsprechende Regelung schnell zu einem dauerhaften Anspruch werden. Nämlich dann, wenn Beschäftigte sich nicht mehr krankschreiben lassen und stattdessen Urlaub nehmen.

Gleiches gilt für Elternzeit. Auch hier kann es schnell zu einer dauerhaften bezahlten Freistellung kommen, wenn keine Elternzeit beantragt, sondern stattdessen Urlaub genommen wird.

Widerruf vorbehalten und Betriebsrat einschalten

Die Erfahrung zeigt: Vertrauensurlaub funktioniert gut und führt nicht dazu, dass Beschäftigte gar nicht mehr arbeiten oder übermäßig viel Urlaub nehmen. Natürlich kann Missbrauch durch Einzelne aber nicht ausgeschlossen werden. Daher sind Arbeitgeber gut beraten, die Einführung von Vertrauensurlaub zu befristen oder aber mit einem Widerrufsvorbehalt zu versehen. Dafür müssen bereits in der Vereinbarung die Widerrufsgründe ausdrücklich geregelt werden (§ 308 Nr. 4 BGB).

Über die Einführung von Vertrauensurlaub können Arbeitgeber frei entscheiden. Werden aber – wie hier vorgeschlagen – Regelungen zur Inanspruchnahme getroffen, bedarf dies der Einbindung des Betriebsrats. Hierbei handelt es sich nämlich um die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze. § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist damit anwendbar. Die für die Verhandlungen erforderliche Zeit muss bei der geplanten Einführung von Vertrauensurlaub berücksichtigt werden.

Vertrauensurlaub bietet nach alledem große Möglichkeiten, wenn sinnvolle Vereinbarungen getroffen und die Risiken beachtet werden. Insbesondere darf das Konzept nicht dazu führen, dass einige Beschäftigte gar keinen Urlaub mehr nehmen. Im Kampf um qualifizierte und motivierte Fachkräfte, gerade der jüngeren Generation, können Arbeitgeber dann punkten.

Die Autorin Lisa-Marie Niklas ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin der Fokusgruppe HR.Law bei Arqis. Ihre Beratungsschwerpunkte sind die Einführung neuer Arbeitsmethoden sowie Ausgliederungs- und Restrukturierungsvorhaben.