BAG zum Einsichtsrecht in Personalakte mit Anwalt: Ein bedingtes Nein aus Erfurt

Heimliche Bewertungen, Krankheitsstatistiken und kleinste Verfehlungen – das Bild des vom Aktengurt gehaltenen Papierbergs persönlichster Aufzeichnungen ist sicher weit übertrieben. Doch welcher Arbeitnehmer kennt den Inhalt seiner Personalakte?

Was tatsächlich in der Personalakte steht, darf für ihn kein Geheimnis bleiben. Jedem Ar-beitnehmer steht während des Arbeitsverhältnisses ein gesetzlicher Anspruch auf Ein-sichtnahme in seine Personalakte zu, § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz. Hierzu kann der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Ob der Arbeitnehmer aber auch verlangen kann, die Personalakte gemeinsam mit seinem Rechtsanwalt im Betrieb auf Herz und Nieren zu prüfen, war bislang ungeklärt.

Rechtsberatung für Arbeitnehmer anhand von Kopien ausreichend

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Urteil vom Dienstag (12.07.2016, Az. 9 AZR 791/1) klargestellt, dass kein Anspruch auf die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts be-steht – zumindest, wenn der Arbeitnehmer sich Kopien von Schriftstücken aus seiner Per-sonalakte anfertigen darf.

Im streitgegenständlichen Fall begehrte ein Lagerist nach einer erteilten Ermahnung Ein-sicht in seine Personalakte – unter Hinzuziehung seiner Rechtsanwältin. Nur so könne er seine Rechte gegenüber dem Arbeitgeber hinreichend wahrnehmen und die Inhalte der Akte auf Zulässigkeit oder Unzulässigkeit prüfen, lautete das Argument. Der Arbeitgeber verweigerte dies unter Verweis auf sein Hausrecht. Er gestattete dem Arbeitnehmer je-doch, Kopien von den Schriftstücken seiner Personalakten zu fertigen.

Wie bereits die Vorinstanzen lehnte auch das BAG das Begehren des Lageristen ab. Im Gegensatz zum öffentlichen Dienst fehlt es in der Privatwirtschaft schon an einer aus-drücklichen Rechtsgrundlage. Auch die Interessen des Arbeitnehmers bleiben gewahrt, denn bereits die Kopien versetzen den Arbeitnehmer in die Lage, etwaige Beseitigungs- oder Korrekturansprüche durch einen Rechtsanwalt prüfen zu lassen. Eine unmittelbare Sichtung und anwaltliche Beratung im Betrieb ist damit weder erforderlich noch gesetz-lich legitimiert.

Was Arbeitgeber also erlauben müssen

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern während der Arbeitszeit Einsicht in ihre Perso-nalakte gewähren. Hierzu sind weder ein besonderer Anlass noch eine spezielle Begrün-dung des Arbeitnehmers erforderlich. Der Arbeitgeber kann lediglich Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen. Er muss also die Personalakte weder sofort noch zu jeder Unzeit bereitstellen.

Auf welche Art und Weise der Arbeitgeber die Kenntnisnahme ermöglicht, bleibt ihm überlassen. Regelmäßig ist dies aber bereits durch die Form der Akte (etwa E-Akte, Pa-pier, Mikrofilm) vorbestimmt. Die Einsicht selbst darf für den Arbeitnehmer aber nicht mit Kosten verbunden sein. Dies gilt sowohl für die Zugänglichmachung an sich als auch für die ausgefallene Arbeitszeit.

Es ist nicht vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Ein-sichtnahme gestatten muss, Notizen oder Kopien anzufertigen. Gleichwohl kann und sollte der Arbeitgeber hierzu seine ausdrückliche Erlaubnis erteilen. Denn wie das Urteil des BAG zeigt, eröffnet der Arbeitgeber andernfalls Tür und Tor für weitergehende Mittel, die der Arbeitnehmer ansonsten zur Prüfung des Akteninhalts und zur Wahrung seiner Rechte ergreifen darf. Sprich: Wer Betriebsfremde aus der Einsichtnahme vor Ort heraushalten möchte, sollte dem Arbeitnehmer gemeinsam mit der Akte auch ein Kopiergerät zur Verfügung stellen oder Ausdrucke ermöglichen.

In Einzelfällen dürfte sich die Wahrnehmung durch bevollmächtigte Dritte aber nicht vermeiden lassen, beispielsweise bei erforderlicher Einsichtnahme für einen erkrankten Arbeitnehmer. Auch bei Arbeitnehmern, die den Inhalt ihrer Personalakte nicht verstehen können, wie beispielsweise bei geistiger Behinderung, ist der Zugang bevollmächtigter Dritter anerkannt.

Organisation und Anforderung einer Einsichtnahme

Für einen geregelten Ablauf sollten die Einzelheiten der Einsichtnahme in größeren Be-trieben idealerweise einheitlich bestimmt und festgelegt sein, zum Beispiel durch schrift-liche Voranmeldung, zugewiesene Zeitfenster und Zulassung von Kopien. Hierbei muss je-doch auch genügend Flexibilität für Eil- und Sonderfälle bleiben. In Betrieben mit einem Betriebsrat bedürfen diese Punkte einer gemeinsamen Abstimmung und der Niederle-gung in Form einer Betriebsvereinbarung.

Soweit keine betrieblichen Regelungen bestehen, sollten Arbeitnehmer schriftlich um ei-nen Termin zur Einsichtnahme während der Arbeitszeit bitten. Hierbei sollte der Arbeit-nehmer auch erfragen, inwieweit er Kopien von Dokumenten aus seiner Personalakte an-fertigen darf. Soweit vorhanden und gewünscht, können sie ein ausgewähltes Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Die Autorin Marijke van der Most ist Rechtsanwältin bei Noerr LLP in Frankfurt. Sie berät Unternehmen in allen Fragen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts.