Erste signierte Nachricht versandt: "beA"-Inte­g­ra­tion in die Kanzlei-Soft­ware ist abge­sch­lossen

Zugegeben, bis die digitale Kommunikation mit allen Verfahrensbeteiligten tatsächlich im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen stattfindet, geht noch etwas Zeit ins Land. Doch ab dem 1. Januar 2018 wird es langsam ernst mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach, "beA". Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt in Deutschland ist ab diesem Zeitpunkt zur passiven Empfangsbereitschaft über das "beA" verpflichtet.

Erheblich erleichtert, wenn nicht überhaupt erst praxistauglich, wird die Handhabung von beA-Nachrichten und -Anlagen sowie der Zugriffsrechte und Zertifikate durch die "beA"-Integration in Kanzleisoftwareprodukte.

Dieses Zusammenspiel wird den Kanzleisoftware-Herstellern durch eine seit Juli 2017 verfügbare Schnittstelle seitens der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) ermöglicht. Aus Herstellersicht ist dies ein großer Schritt auf dem Weg zum elektronischen Rechtsverkehr.

Doch lag für die Software-Hersteller der "große Schritt" nicht schon darin, dass die BRAK die Schnittstelle bereitstellte – vielmehr hatte man damit den Ausgangspunkt eines herausfordernden Hürdenlaufs vor sich – so waren weitreichende Eingriffe in bestehende Programmstrukturen sowohl auf technischer als auch konzeptioneller Seite vonnöten. Denn eine praxisnahe Einbindung der "beA"-Funktionen in eine Kanzleisoftware erfordert weit mehr als eine "schlichte" Befähigung zum Empfang und Versand von Nachrichten und Anlagen. 

Die Rummel AG hat nun die umfassende "beA"-Integration in ihre Kanzlei-Produkte abgeschlossen und ist stolz auf ihren eigenen kleinen Ray-Tomlinson-Moment  – den Versand der ersten elektronischen Nachricht unter neuen Software-Bedingungen.

Neuen Bedingungen, die die praktische Belastbarkeit der "beA"-integrierten Software bereits auf die Probe stellten: An eine kleine Anzahl der Rummel-Kunden wurde die erste Softwareversion ausgeliefert, die einen direkten Zugriff auf das "beA" aus der Kanzlei-Software heraus erlaubt.

Andreas Kühnelt, Rechtsanwalt und Notar von der Kanzlei CausaConcilio hat am 31. Juli 2017 eine signierte "beA"-Nachricht aus WinMACS heraus versendet. Damit ist Andreas Kühnelt der erste Anwalt überhaupt, der eine Nachricht aus der Kanzleisoftware WinMACS an das "beA"-Echtsystem übermittelt hat.

Dem Zauber des Anfangs folgt die Einführung in der Fläche. Nach einer kurzen Testphase wird die Rummel AG allen ihren Kunden ein Update zur Verfügung stellen, das die "beA"-Nutzung direkt aus der Kanzleisoftware WinMACS, aus der Insolvenzsoftware InsoMACS sowie aus dem zugehörigen Dokumenten-Management-System WM Doku möglich macht.

Damit gewährleistet die Kanzleisoftware der Rummel AG den Empfang und den Versand von "beA"-Nachrichten inklusive Anlagen, wobei unter anderem viele praktische Funktionen zur Empfängerverwaltung und automatischen Aktenzuweisung unterstützt werden.

Als Merkmale guter "beA"-Integration wird ein durchdachter Programmbereich zur Vorlage, Prüfung und Signatur von Schriftsätzen und Dokumenten für Rechtsanwälte und verantwortliche Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Die "beA"-integrierte Software orientiert sich dabei am Prinzip der bekannten Unterschriftsmappen.

Schließlich wird die Anwendung praktisch vereinfacht, indem die Anmeldung zum jeweiligen beA-Postfach beim Programmstart mit beA-Karte oder Softwarezertifikat erfolgt und der Signaturvorgang per Signaturkarte direkt aus den Programmen der Rummel-Kanzleisoftware gestartet wird.

Digitale Korrespondenz: kompakt und zentral

Für einen strukturierten Empfang und Versand der "beA"-Nachrichten und Anlagen findet sich ein neuer Programmbereich, der sowohl in der Kanzleisoftware WinMACS als auch in dem zugehörigen Dokumenten-Management-System WM Doku verfügbar ist: die Kommunikationszentrale. Mit dieser ist die komplette digitale Korrespondenz an einer Stelle kumuliert zusammengefasst. So werden neben "beA"-Nachrichten in der Kommunikationszentrale auch E-Mail-, EGVP-, AuGeMa-, WebAkte- und drebis-Nachrichten versendet und empfangen.

In WinMACS automatisiert erstellte und signierte Schriftsätze oder beliebige andere Anlagen, beispielsweise aus dem DMS WM Doku, können einfach in die Kommunikationszentrale eingefügt und auf beliebigem Weg, natürlich auch per "beA", versendet werden. Funktionen wie eine Empfängervorauswahl von in der WinMACS-Akte hinterlegten Beteiligten – z.B. der Anwalt der Gegenseite und das zuständige Gericht –, sparen viel Zeit beim Versand. Dabei greifen die Programme direkt auf die SAFE-ID zu, eine einzigartige Kennnummer, die jedem "beA"-Teilnehmer zugewiesen ist.

Auch bei der Zuordnung eingehender "beA"-Nachrichten und Anlagen in WinMACS-Akten unterstützt die Kommunikationszentrale die Anwender in der Kanzlei zeitsparend: Falls der Versender einer "beA"-Nachricht ein Aktenzeichen angegeben hat, wird die eingegangene Nachricht inklusive Empfangsbestätigung automatisch der entsprechenden WinMACS-Akte zugewiesen. Dank der optimalen Verzahnung der Programme, stehen die beA-Nachrichten und Anlagen sowohl in WinMACS als auch in der DMS WM Doku zur Verfügung.

Digitale Unterschriftsmappe: Signatur-Workflow

Im Zuge einer weiterführenden und vollumfänglichen Einbindung von "beA"-Nachrichten in den WinMACS- und WM Doku-Workflow, ist in die Kanzleisoftware eine digitale Unterschriftsmappe implementiert. Kanzleimitarbeiter können über diese die Schriftsätze und Dokumente dem zuständigen Anwalt vor dem Versand zur Signatur vorlegen und erhalten Feedback, sobald diese signiert sind. Falls Änderungsbedarf besteht, kann der Anwalt das zu signierende Dokument zurück an den Mitarbeiter senden und eine Aufgabenbeschreibung beilegen. Anderenfalls kann er das Dokument direkt aus dem Programm unter Zuhilfenahme seiner "beA"-Signaturkarte signieren, es anschließend selbst versenden oder an seine Mitarbeiter inkl. Versandanweisung zurückgeben. So ist jede am Versand beteiligte Person stets informiert und der "beA"-Workflow hinsichtlich Signatur und Versand optimal abgebildet.

"beA"-Integration in Kanzleisoftware vs. Webportal

Ein direktes Wort aus der Perspektive eines etablierten Software-Anbieters sei erlaubt : Die kombinierte Nutzung von "beA"-Webportal und einer Kanzleisoftware ist aus unserer Sicht keine Alternative!

Denn diese Arbeitsweise bringt einen händischen Im- und Export von "beA"-Nachrichten und -Anhängen über Netzwerkordner mit sich, was wiederum einen ständigen Wechsel zwischen der Kanzleisoftware und dem im Internetbrowser geöffneten Webportal erfordert.

Viele Vorzüge einer automatischen Verarbeitung und Aktenzuweisung sowie einer nahtlosen Übergabe von Nachrichten und Anlagen an den Workflow einer Kanzleisoftware sind auf diesem Weg nicht in der komfortablen Art- und Weise, wie es unsere Produkte gewährleisten, zu realisieren.

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