Social Business Workplaces: So können Anwälte ihre Netzwerke optimieren

LTO: Herr Gehrig, welches Problem soll ein Social Business Workplace lösen?

Gehrig: Anwälte und deren Kanzleien organisieren sich in verschiedensten Formen von Netzwerken, z.B. in Fachgruppen und interdisziplinären, formellen, informellen, nationalen und internationalen Experten-Netzwerken. Das Problem dabei sind die Willkür und die Vielfalt des Informationsflusses. Der Anwalt kann kaum beeinflussen, wann und von wem er Informationen aus seinem Netzwerk bekommt. Die meisten Informationen erreichen ihn per E-Mail, denn dieser Weg ist für den Absender einfach und schnell. Doch wie sieht es aus Sicht des Empfängers aus und wie reagiert er? Er hat keine Zeit, die Informationen zu verarbeiten! Er weiß nicht, wie er die Informationen strukturieren und ablegen soll und ob sie überhaupt einmal für ihn relevant werden. Konsequenz: Er löscht alles, was nicht gerade einen Zusammenhang mit einem aktuellen Fall hat.

LTO: Woher weiß der Anwalt, ob ihn dieses Problem betrifft?

Gehrig: Sie sollten Ihre Strategie überdenken, wenn Sie sich häufig Fragen stellen wie zum Beispiel: "Hat da nicht der Kollege Meier einmal einen interessanten Gerichtsentscheid erwähnt und kommentiert? Mir ist, als ob es da eine Änderung gegeben hat!" Oder: "Wir haben doch demnächst diese Vorstandssitzung. Wie war nochmal die Agenda? Wo finde ich die Protokolle der letzten Sitzungen?"

Diese Informationen sind alle einmal geflossen. Nur zur falschen Zeit am falschen Ort. Anders ausgedrückt: Die Kommunikation hat versagt. Das ist für den Anwalt von doppelter Tragik. Denn was er mit den Informationen seiner Netzwerk-Kollegen macht, machen die Kollegen mit seinen Informationen.

Wissens-Überblick zu jeder Zeit an jedem Ort

LTO: Was sollte ich tun, wenn ich mich in Ihrer Schilderung wiedererkenne?

Gehrig: Sie sollten die Kommunikation in Ihrem Netzwerk soweit wie möglich vereinfachen. Passen Sie die Informationszustellung Ihrem individuellen Rhythmus an und verabschieden Sie sich innerhalb Ihrer Netzwerke von der ineffizienten E-Mail-Kommunikation. Sorgen Sie dafür, dass Sie schnellen Zugriff auf das Know-how in Ihrem Netzwerk haben. Sie sollten bestimmten Mitglieder-Kreisen gezielt und effizient Feedback geben können und interessante Inhalte einfach mit ihnen teilen können. Stellen Sie sicher, dass Sie das Know-how in einem Wissens-Überblick zu jeder Zeit und an jedem Ort wieder finden. Und schließlich sollten Sie mit Ihrem Netzwerk nachhaltig über physische Treffen permanent verbunden bleiben.

LTO: Klingt gut, aber wie lässt sich dies umsetzen?

Gehrig: Die Antwort liegt in der sozialen, digitalen Vernetzung und somit in den bekannten und vorgelebten Social-Media-Welten! Die offenen Social-Media-Plattformen zeigen wie es geht und größere, weltweit agierende Konzerne haben Intranet-Lösungen zu hausinternen Community-Plattformen weiterentwickelt, um die Zusammenarbeit und den Know-how-Transfer innerhalb des Konzerns und unter den Mitarbeitern zu fördern.

Diese neue Form sozialer, digitaler Vernetzung wird Social Business Workplace genannt und eignet sich bestens für Netzwerk-Organisationen.

LTO: Wie sieht ein Social Business Workplace konkret aus?

Gehrig: Idealerweise verfügt der Social Business Workplace über fachlich zugeschnittene Werkzeuge und ermöglicht damit den angeschlossenen Mitgliedern in ihrem geschäftlichen Umfeld und in ihrer fachlichen Sprache digitalisiert, gemeinsam und einfach zusammen zu arbeiten. Ein Social Business Workplace stellt dem Experten z.B. folgende Werkzeuge zur Verfügung:

• Individuelle Einstellung des Informations-Intervalls aus dem Netzwerk mit Pull- bzw. Abonnement-Funktion
• Erstellen von Profilen/Business Cards, damit die Expertise innerhalb des Netzes gefunden wird
• Erstellen von Inhalten wie z.B. Fragen stellen, Dokumente oder Publikationen bereitstellen, Kurse anbieten oder Umfragen starten
• Eigener Activity Stream sowie Activity Stream der Partner, um die Kollaboration zu vereinfachen und den Aktivitäten der relevanten Partner innerhalb des Netzes folgen zu können
• Inhalte schreiben, kommentieren, teilen, markieren, abonnieren, bewerten
• Eigene Beiträge bloggen oder andere, wichtige Beiträge individuell bündeln (Feed-Pooling)
• Dokumente verwalten, mit der Möglichkeit, die Bearbeitungsberechtigung am Dokument anderen Mitgliedern zu erteilen, zum Beispiel für die Vorbereitung interner Ausbildung oder Vorstandssitzungen einer Organisation
• Intelligente Suche von Inhalten, Profilen, Wissen sowie von anderen Communities und deren Workplaces, falls der Zugang erlaubt ist

LeVenues.com – der Social Business Workplace für Steuern, Recht und Finanzen

LTO: Sie sind Mitgründer von LeVenues.com und bieten dort Social Business Workplaces für die Bereiche Steuern, Recht, Finanz- und Immobiliendienstleistung sowie Wirtschaftsprüfung und Treuhand an. Stellt LeVenues dem Nutzer alle von Ihnen genannten Werkzeuge zur Verfügung?

Gehrig: Genau. Die von Ihnen erwähnten Bereiche betreffen den Dienstleistungssektor rund um den Privatkunden und/oder Unternehmer. Die Infrastruktur der Plattform ist somit in dieser Dienstleistungssprache konzipiert. Inhalte, Profile und Social Business Workplaces – so genannte Venues – können mit Hilfe der vom System zur Verfügung gestellten Klassifizie-rungsvorlage oder aber auch individuell indexiert und für die Ablage sowie Suche strukturiert werden.

Inhalte, wie z.B. Diskussionen, Fragen & Antworten, Publikationen, Umfragen, Kurse und Wiki können in der offenen Community oder in geschlossenen sowie geheimen Social Workplaces bzw. Venues positioniert werden. Für die Venues stehen verschiedene Typen (z.B. Auskunft, Netzwerk, Marktplatz) mit vorgegebenen Inhalts-Strukturen zur Verfügung. Oder der Nutzer stellt individuell und modular seinen eigenen Workplace inhaltlich zusammen.

Der Eigentümer einer Venue-Struktur bestimmt, wer, wann, wie lange und mit welchen Rechten (Schreib-/Leserechte) an seiner Community teilnehmen kann. Ebenso können die Mitglieder eines Venues gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die Versionen überblicken und in so genannten "Folders" strukturieren. Über verschiedene Filter- und Sortierfunktionen findet der Nutzer schnell und einfach seine Inhalte und die Expertise seiner Kollegen. Durch eine individuell einstellbare Intervallfunktion definiert das Mitglied, wie und wann es Informationen aus seinem Netz erhalten will.

Schließlich können bestehende Netzwerke einfach und schnell in eine Venue-Struktur integriert werden oder die Mitglieder bauen über eine intelligente Einladungs-Funktion neue Mitglieder ein, wobei auch auf das Mitgliederverzeichnis der Plattform zugegriffen werden kann.

Außerdem kann jedes Mitglied seine Business-Card bzw. sein Profil kostenfrei eröffnen und auf den integrierten, öffentlich zugänglichen Marktplatz stellen. Der Nutzer kann somit über sein Single Login in der Welt von LeVenues an den verschiedensten Communities gleichzeitig teilnehmen sowie Inhalte und sein Profil dem öffentlichen Markt präsentieren – falls er das wünscht.

Schnittstelle zu Xing und LinkedIn 

LTO: Für wen eignet sich LeVenues? Zielen Sie auf einzelne Personen oder Firmen, auf kleine Kanzleien, den Mittelständler oder die Großkanzlei?

Gehrig: Wir zielen auf alle Experten und Institutionen, die mit Recht, Steuern, Finanzen, Wirtschaftsprüfung, Immobilien und Treuhand zu tun haben und in verschiedenen Netzwerken integriert sind bzw. ihre Netzwerke mit Hilfe von LeVenues digitalisiert verbinden möchten.

LeVenues eignet sich somit für alle möglichen Nutzer – egal ob Einzelperson oder Unternehmen. Zudem stehen verschiedene Profil-Typen zur Verfügung, wie z.B. für Organisationen, Ausbildungs- und Verlagshäuser, Behörden oder Personen- und Unternehmens-Profile.

LTO: Müssen sich alle Mitglieder meines Netzwerks bei LeVenues registrieren oder ist es ein offenes System? Lassen sich zum Beispiel meine Profile auf Xing oder LinkedIn in LeVenues integrieren?

Gehrig: Wollen Sie sich mit Ihrem Netzwerk verbinden, kommunizieren, kollaborieren und Inhalte austauschen, dann müssen Sie sich auf der Plattform registrieren lassen.

Inhalte, die der Experte dem Publikum zur Verfügung stellt, und Profile können über verschiedene Suchregister hingegen ohne Registrierung gefunden werden.

Über eine einfache Funktion können Sie Ihre Profile auf Xing und LinkedIn auf LeVenues importieren lassen.

Datenschutz nach Schweizer Standard

LTO: Wie funktioniert der Einstieg bei LeVenues?

Gehrig: Sehr einfach. Gehen Sie auf www.levenues.com und registrieren Sie sich kostenfrei auf der Plattform, indem Sie eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegen und Ihrem User-Profil einen Namen geben. Adresse und weiteren Angaben sind für die Eröffnung eines Nutzer-Kontos nicht nötig.

LTO: Wie steht es um die Sicherheit – gerade auch im Lichte des aktuellsten Abhörskandals mit den USA?

Gehrig: LeVenues ist die Antwort auf Google&Co., da wir bewusst die Server und unsere Firmen in der Schweiz positioniert haben.

In der Schweiz gibt es keine Gesetzesvorschrift, welche die Vorratsdatenspeicherung verlangt. Der Schweizer Datenschutz ist einer der strengsten weltweit.

Wir verschlüsseln in der Standardeinstellung sämtlichen Datenverkehr des Nutzers. Hierbei kommt die so genannte SSL-Verschlüsselung, die auch beim Online-Banking verwendet wird, zum Einsatz. Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und unseren Servern ist von außen nicht einsehbar. LeVenues verfügt über eine entsprechende Zertifizierung.

Es gibt weitere Sicherheitshürden, wie z.B. im Bereich Passwort-Sicherung oder Nutzer-Identifizierung und letztlich verfügt der Nutzer selbst über verschiedene Möglichkeiten, Dateien bzw. Informationen nur mit denjenigen auszutauschen, zu denen er vertrauen hat – eben zu seinen Netzwerkpartnern. Denken Sie zum Beispiel an die Eintrittskontrolle bei Venues.

Bauen Sie Ihr eigenes Internet und testen Sie LeVenues: Gutschriften-Aktion für LTO-Leser

Lösen Sie als LTO-Leser noch heute eine der 50 Gutschriften im Wert von 1.200 Euro/Gutschrift ein und testen Sie Social-Workplace-Funktionen, indem

• Sie sich kostenfrei unter www.levenues.com registrieren
• Sie auf Ihrem persönlichen Benutzerkonto unter "Aktionen" den Gutschein mit dem Code LTOLEV einlösen und
• Ihnen die Gutschrift in Höhe von 1.200 Euro unmittelbar in Ihrem Benutzerkonto unter dem Link "Gebühren" gutgeschrieben wird

Bitte beachten Sie Folgendes:

• Die Gutschriften sind auf 50 Stück beschränkt
• Es gilt das Prinzip "first come – first serve"
• Die Aktion läuft bis zum 30.09.2013
• Der durch die eingelöste Gutschrift gewährte Kredit wird nicht in bar ausbezahlt und kann für kostenpflichtige LeVenues-Produkte jederzeit verwendet werden
• Die Gutschrift ist pro Benutzer nur einmal einlösbar
• Credits werden bei Rechnungsstellung mit der jeweiligen Gebühr verrechnet

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

LeVenues AG
Stansstaderstrasse 90
CH-6370 Stans
Tel. +41 41 619 00 78 | info@levenues.com | www.levenues.com

RA Dr. iur. HSG Thomas Gehrig betreut seit über 20 Jahren internationale Privatkunden und Unternehmerpersönlichkeiten und ist Mitinitiator der LeVenues AG, Stans/Luzern/ Schweiz (www.levenues.com).