Immer und unter­wegs

Von überall arbeiten. Für die Anwälte der Kanzlei Boehmert & Boehmert ist das ganz selbstverständlich. Sie sind oft beim Mandanten, auch international unterwegs. Da ist es sinnvoll, möglichst gut Arbeitsaufgaben mobil erledigen zu können. "Unsere Anwälte haben Laptops, mit denen sie über einen gesicherten VPN-Tunnel auf das Kanzleisystem zugreifen können", sagt Dr. Andreas Dustmann, Rechtsanwalt bei Boehmert & Boehmert. Sie können Akten einsehen, Recherchen erledigen und auf interne Datenbanken zugreifen. "Für uns ist das so natürlich, dass wir schon gar nicht mehr darüber nachdenken."

Auch Smartphones und Tablets werden von den Rechtsanwälten genutzt. Beliebt ist etwa eine App für Diktate auf dem Smartphone. "Das ist schon sehr praktisch: Nach einem Termin, zum Beispiel bei Gericht, kann der Rechtsanwalt von unterwegs seinen Bericht diktieren, der dann in der Kanzlei abgetippt wird. Noch ehe der Anwalt zurück ist, hat der Mandant im Idealfall schon seinen Bericht auf dem Tisch."

Laptops immer noch im Zentrum der mobilen Arbeit

Auch wenn es bislang nur einige wenige Pioniere sind, welche tatsächlich eine digitale, von Ort und Zeit unabhängige Kanzlei betreiben, ist das mobile Arbeiten auch bei den Anwälten auf dem Vormarsch. Im Rahmen ihrer Vorbereitungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) eine Umfrage unter Anwälten durchgeführt, bei der auch das mobile Arbeiten ein Thema war. Das Ergebnis: Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer besaßen einen Laptop - entweder ausschließlich oder neben einem Desktop-Rechner. Etwas mehr als die Hälfte nutzt ein Smartphone. Rund ein Fünftel der Umfrageteilnehmer verwendet zudem ein Tablet.

Für Dr. Andreas Dustmann steht im Zentrum des mobilen Arbeitens immer noch der Laptop. "Tablets sind in ihrer Arbeitsfunktionalität noch zu eingeschränkt." Etwa wenn es darum geht, Dateien zu verwalten und zu speichern. Auch um Schriftsätze anzufertigen oder auszutauschen, seien die Tablets nicht gerade komfortabel. 

Tablets und Smartphones werden von der Kanzlei vor allem als Kommunikationsmittel eingesetzt. So hat die Kanzlei einen gesicherten Cloud-Dienst mit dem Namen iSozius eingerichtet. Hier werden interne Informationen der Kanzlei abgelegt und sind mobil einsehbar. Etwa, wenn es um Dokumente für die nächste Partnerversammlung geht. Tagesordnungspunkte und Unterlagen müssen nicht verschickt, sondern können auf dem Smartphone oder Tablet gelesen werden.

USA: Von LinkedIn bis Dropbox

Wohin die Reise beim mobilen Arbeiten gehen kann, zeigt eine aktuelle Umfrage der US-amerikanischen Anwaltskammer American Bar Association (ABA). Rund 91 Prozent der befragten Rechtsanwälte nutzen ein Smartphone. Angestiegen ist dabei der Teil der Rechtsanwälte, die ihr eigenes Smartphone verwenden. Während 2013 dieser Anteil bei 66 Prozent lag, waren es 2014 schon 74 Prozent.

Zu den beliebtesten Apps der Rechtsanwälte zählen insbesondere  allgemeine Business-Apps. Rund 68 Prozent haben eine App des sozialen Netzwerkes LinkedIn auf ihrem Smartphone. Etwa 65 Prozent nutzen den Filesharing-Dienst Dropbox. Etwa 38 Prozent verwenden das digitale Notizbuch Evernote.

Zu den wichtigsten Funktionen bei Smartphones zählen die amerikanischen Rechtsanwälte Email, Telefon, Kontaktverwaltung, Internet und Text-Nachrichten. Nur 4 Prozent nutzen die kleinen Multitalente, um Dokumente zu erstellen.

Viele mobile Geräte werden beruflich und privat genutzt

Zwar stammen die Zahlen aus den USA. Aber alles spricht dafür, dass die sich dort entwickelnden Trends mit etwas zeitlicher Verzögerung auch in Deutschland ankommen. Private und berufliche Nutzung von mobilen Geräten verschwimmen. Eine klare Trennung wird immer schwieriger. Insbesondere selbstständige Anwälte sind hiervon betroffen. Nur in seltenen Fällen haben sie zwei Handys, eins für die private Nutzung und für die berufliche.

Rechtsanwalt Dr. Andreas Schnee-Gronauer hat für die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV eine Umfrage zur Softwarenutzung von Rechtsanwälten durchgeführt. Viele Rechtsanwälte wollen mobil arbeiten und nutzen bereits verschiedene Werkzeuge hierfür. Zahlreiche der befragten Rechtsanwälte haben auch angegeben, webbasierte Anwendungen zur Unterstützung des mobilen Arbeitens zu nutzen. Als Beispiele wurden unter anderem "Dropbox", "Evernote" oder "Open Xchange" genannt.

Schnee-Gronauer sieht den Trend kritisch. "Auf der einen Seite machen uns viele Anwendungen das Leben leichter, auf der anderen Seite müssen wir gut überlegen, was tatsächlich mit unserem Beruf als Anwalt vertretbar ist. So bietet etwa Google an, Standortinformationen über das Handy zu teilen. Doch was ist, wenn man sich gerade mit einem Mandanten trifft? Ist das noch mit den anwaltlichen Pflichten vereinbar? Und wie passt hierzu die nicht unumstrittene, aber auch bei Anwälten beliebte Anwendung WhatsApp? "Es gibt unter Anwälten einen gewissen laxen Umgang mit diesem Thema", sagt Schnee-Gronauer.

Sicherheit der Geräte gewinnt an Bedeutung

Schnell kann es passieren, dass über eine App wichtige Daten plötzlich auf Servern in ausländischen Jurisdiktionen landen – deren Datenschutzvorschriften bedeutend weicher sind als in Deutschland.

Es ist ein sensibles Thema. So legt etwa die Kanzlei CMS Hasche Sigle großen Wert darauf, dass die Kanzlei zwar alle modernen Kommunikationsmittel nutzt, die das mobile Arbeiten unterstützen. Gleichzeitig aber stehe der Schutz der IT-Kommunikationsmittel im Fokus. "Mit besonders sensiblen Daten und Inhalten aus der Kanzlei oder der Mandanten gehen wir auch entsprechend vorsichtig um. Dies gebietet bereits das anwaltliche Berufsrecht", sagt Hartmut Papenthin, Chief Operations Officer von CMS Hasche Sigle.

Auch hier ist ein Blick nach Übersee erhellend. Während dort der Umfrage der ABA zufolge 2011 rund 23 Prozent der Rechtsanwälte überhaupt keine Sicherheitsvorkehrungen für ihr Smartphone getroffen haben, sind es heute nur noch 8 Prozent.